Sekretaris dan Kantor

Sekretaris dan kantor merupakan satu kesatuan yang utuh dan bahkan sekretaris adalah kunci kedua setelah manajer atau pimpinan. Segala urusan perkantoran mulai dari surat-menyurat sampai masalah keputusan pimpinan sangat mempunyai pengaruh terhadap sekretaris. Segala penyelesaian urusan dan proses administrasi perkantoran terletak pada kepintaran sekretaris.

1. Kewajiban Sekretaris karena Jabatannya
Pada dasarnya agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik, sekretaris harus mengetahui benar tentang :
a. Tugas sekretaris sebagai pembantu manajer atau pimpinan.
b. Tugas sekretaris sebagai manajer atau pimpinan bawahannya.
c. Hal-hal yang bersifat umum dan punya hubungan dengan manajer.
d. Mengetahui tentang tujuan organisasi.

Berdasarkan jabatan seorang sekretaris, maka seorang sekretaris harus mampu melaksanakan tugasnya sebagai sekretaris dan mampu mengembangkan kemampuan kepribadian diri sebagai seorang sekretaris, maka seorang sekretaris harus dapat memenuhi keterampilan dasar mengenai :
- Surat-menyurat (korespondensi).
- Mengetik dan stenografi.
- Pembukuan (accounting).
- Penggunaan peralatan kantor.
- Pengarsipan (filling).
- Human relations.

Sedangkan untuk dapat meningkatkan kemampuan pribadi dan kepercayaan diri, maka seorang sekretaris harus :
a. Pandai menyesuaikan diri, yakni kemampuan menempatkan diri pada situasi tertentu.
b. Memahami segala tugas yang menjadi kewajibannya sehingga dapat menghindari kesalahan.
c. Mau bertanya terhadap segala sesuatu yang kurang jelas.
d. Dapta bekerja sendiri tanpa harus memperoleh bantuan orang lain.
e. Mampu menyesuaikan kondisi.
f. Bijaksana terhadap permasalahan yang dihadapi bawahan atau diri sendiri.
g. Teliti dan tekun dalam penyelesaian tugas dan kewajiban.
h. Inisiatif dan kreatif.

2. Sekretaris Harus Dapat Bekerja dengan Atasannya

Sekretaris adalah bawahan langsung dari pimpinannya sehingga segala sesuatu yang telah diperintahkan oleh pimpinan harus mutlak dilaksanakan oleh sekretaris dan sekretaris harus dapat menerima tugas tersebut sebagai suatu kewajiban. Dengan demikian, agar tugas sekretaris terhadap atasannya dapat berjalan dengan baik dan sempurna, maka seorang sekretaris harus mengetahui hal-hal sebagai berikut :
a. Sekretaris harus tahu sikap dan pribadi pimpinan.
b. Sekretaris harus dapat mengetahui kondisi pimpinan.
c. Sekretaris dan pimpinan kiranya terjadi hubungan kerja yang harmonis.
d. Sekretaris harus mampu memelihara wibawa atasannya.
e. Sekretaris harus mampu memelihara wibawa atasannya.
f. Sekretaris harus mampu mencerminkan sikap dan kebijakan atasan dalam suatu sistem organisasi.
g. Sekretaris harus mampu menciptakan lingkungan kerja yang kondusif antara pimpinan dengan bawahan.
h. Sekretaris harus mampu memelihara sistem kontrol terhadap hubungan kerja dengan atasan.
i. Sekretaris harus mampu memberikan pemikiran positif terhadap penyelesaian masalah maupun pada perencanaan pengembangan organisasi.

3. Memelihara Konsistensi Kerja

Untuk dapat membantu pimpinan untuk memelihara manajemen dengan baik dan lancar, seorang sekretaris harus selalu melakukan hal-hal sebagai berikut :
a. Selalu menilai (evaluasi) hasil perkejaannya, baik pekerjaan pribadi maupun bawahannya.
b. Memelihara mutu pekerjaan dan kelancaran pekerjaan, terutama pekerjaan bawahan secara organisatoris.
c. Mempunyai rencana kerja yang baik dan matang.
d. Memperhatikan setiap instruksi pimpinan.
e. Mampu memprioritaskan pekerjaan yang lebih penting dan mendesak.
f. Menyelesaikan pekerjaan dengan penuh perhatian dan konsentrasi.
g. Mampu menanggulangi hambatan-hambatan dalam penyelesaian pekerjaan.
h. Bekerja dalam kerangka suatu sistem.

Memelihara konsistensi kerja seorang sekretaris terhadap tugas dan fungsinya sangat penting karena sebagian besar tanggung jawab organisasi terletak pada sekretaris. Kemampuan memanajerial dan pelayanan tugas pada pimpinan merupakan konsistensi terhadap pekerjaan sengatlah dipentingkan.

Mengkomunikasikan perubahan yang terjadi oleh seorang sekretaris sangat penting, apabila dilihat dari segi keprilakuan , yaitu setiap orang di dalam organisasi perlu mengetahui bukan saja tentang peranannya dalam organisasi yang sedang berkembang, tetapi yang menyangkut pengaruh perubahan terhadap jenjang karier dan keamanan pekerjaan mereka.

4. Mekanisme dan Tata Cara Kerja

Berhasilnya pekerjaan kantor bukan hanya terletak pada kecerdasan dan keterampilan pegawai saja, tetapi juga dipengaruhi oleh perilaku dan kondisi perkantoran. Oleh karena itu, bukan peraturan yang bersifat ketat yang mengatur terlaksanannya disipilin kerja, melainkan terlaksananya fungsi tiap unsur manajemen atas dasar kesadaran tugas dan peranannya.

Sesuai dengan kedudukan, fungsi, dan tugas maka dapat dilakukan :
a. Penyederhanaan cara kerja yang efisien dan efektif, seperti cara penyimpanan arsip surat-surat penting.
b. Penetapan jadwal kerja yang tepat, terutamam jadwal kerja pimpinan yang sangat padat.
c. Penggunaan peralatan komunikasi dengan tujuan efisiensi waktu dan biaya.
d. Membuat agenda penting sebagai materi pembicaraan dalam rapat-rapat organisasi.
e. Pembagian kerja yang jelas dan tegas sesuai dengan kemapuan profesional bawahan.
f. Pelaksanaan sistem pengawasan dan pengendalian terhadap cara kerja bawahan dengan tidak mengganggu suasana kerja bawahan.

Pemahaman seorang sekretaris terhadapa fungsi dan jabatannya sangatlah penting, hal ini untuk :
a. Memahami fungsi struktur organisasi.
b. Melakukan koordinasi dan komunikasi dengan seluruh jenjang manajemen organisasi.
c. Memelihara kehidupan pelaksanaan manajemen organisasi.

Dalam organisasional telah disadari bahwa adanya rencana yang mantap dengan skala prioritasnya, tidak dengan sendirinya merupakan jaminan bahwa pelaksanaan akan benar-benar sesuai dengan rencana. Ketidaksesuaian itu dapat timbul karena beberapa faktor, seperti :
a. Kesalahan-kesalahan teknis yang munbgkin dapat diselesaikan, tetapi mungkin juga sulit untuk diselesaikan.
b. Keterbatasan pengetahuan dan keterampilan para pelaksana pekerjaan di lapangan.
c. Timbulnya force majeur yang tidak pernah diduga sebelumnya sehingga menyulitkan pelaksanaan pekerjaan.
d. Unsur kesengajaan dari anggota organisasi yang dengan itikad tidak baik dan mau merusak citra organisasi.
e. Penyalahgunaan teknologi, peralatan, kedudukan, dan wewenang.

Untuk mencegah keadaan negatif yang demikian atau paling tidak untuk berusaha menguranginya, selalu diperlukan pengawasan, baik pengawasan yang dilakukan oleh setiap pimpinan maupun pengawasan yang dilakukan oleh sekretaris dan kalangan anggota organisasi.