BUKU BESAR, BUKU PEMBANTU DAN REKENING

Dalam bab – I disebutkan buku dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (boof of final entry) dalam sistem akuntansi pokok.
Buku besar ini menampung ringkasan data yang sudah diklasifikasikan, yang berasal dari jurnal.
Setelah data dari jurnal diringkas dalam buku besar, tidak ada lagi proses pencatatan dalam catatan akuntansi yang dilakukan untuk menghasilkan laporan keuangan.


KARAKTERISTIK BUKU BESAR DAN BUKU PEMBANTU

Buku besar (general ledger) merupakan kumpulan rekening-rekening neraca dan rugi laba yang digunakan untuk menyortir dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal.
Buku pembantu (subsidiary ledgers) adalah suatu cabang buku besar yang berisi rincian rekening tertentu yang ada dalam buku besar.
Contoh: beberapa buku pembantu sbb:
- Buku pembantu piutang
- Buku pembantu persediaan bahan baku dan penolong
- Buku pembantu mesin dan alat
- Buku pembantu utang
- Buku pembantu biaya overhead pabrik
- Buku pembantu biaya administrasi dan umum
- Buku pembantu biaya penjualan

Apakah rekening itu ?
Rekening adalah judul suatu catatan akuntansi yang umumya berbentuk T, yang dibagi dua bagian, sebelah kiri disebut debit dan sebelan kanan disebut kredit, sebagai alat untuk mengklasifikasikan dan mencatat transaksi berdasar prinsip tata buku berpasangan (double entry bookeeping).
Rekening kontrol
Rekening buku besar yang rinciannya dibuat dalam buku pembantu disebut Rekening Kontrol yaitu; rekening yang dapat digunakan untuk mengawasi saldo-saldo dalam buku pembantu.
Setiap akhir periode (misalnya bulanan) dapat dilakukan pengecekan dengan cara menjumlahkan saldo-saldo dalam buku pembantu dan membandingkannya dengan saldo dalam rekening kontrolnya.
Posting adalah proses sortir dan pemindahan data dari buku jurnal kedalam buku besar dan buku pembantu disebut juga dengan pembukuan

FORMULIR REKENING BUKU BESAR

Di atas sudah disebutkan bahwa rekening buku besar umumnya berbentuk T, yang merupakan catatan akuntansi yang dibagi dua secara vertikal, sebelah kiri disebut debit dan sebelah kanan disebut kredit.
Ada berbagai variasi bentuk formulir rekening buku besar:
1. Rekening dengan debit lebar (wide debit ledger)
2. Rekening biasa (regular ledger)
3. Rekening berkolom saldo di tengah (center balance ledger)
4. Rekening berkolom saldo (balance ledger)
5. Rekening ganda berkolom saldo (doubel ledger with balance ledger)
6. Rekening dengan saldo lama dan saldo baru (old and new balance ledger)

1). Rekening dengan Debit dan Kredit Lebar
Bentuk rekening ini menyediakan kolom “keterangan” pada sebelah debit lebih lebar bila dibandingkan dengan kolom “keterangan” pada sebelah kredit.
Hal ini dilakukan karena penjelasan yang bersangkutan dengan transaksi pendebitan lebih banyak bila dibandingkan dengan penjelasan yang bersangkutan dengan traksaksi pengkreditan, dan jika penentuan saldonya perlu dilakukan secara periodik.

2). Rekening Biasa
Bentuk rekening ini sangat luas digunakan.
Rekening ini mempunyai kolom “keterangan” yang sama lebar untuk sebelah debit maupun sebelah kredit.
Umumnya rekening buku besar menggunakan bentuk rekening ini.
Buku pembantu yang menggunakan bentuk rekening ini adalah buku pembantu piutang dan buku pembantu utang

3). Rekening Berkolom Saldo di Tengah
Bentuk rekening ini digunakan jika diperlukan informasi saldo rekening setiap saat, baik saldo debit maupun saldo kredit dan diperlukan penjelasan yang relatif sama banyaknya baik untuk transaksi pendebitan maupun transaksi pengkreditan.
Kolom saldo diletakkan ditengah-tengah rekening.
Rekening pembantu piutang dan utang umumnya menggunakan bentuk formulir seperti ini.

4). Rekening Berkolom Saldo
Bentuk rekening ini digunakan jika diperlukan penjelasan yang banyak, baik untuk transaksi pendebitan maupun transaksi pengkreditan, dan jika diperlukan informasi saldo berjalan setiap saat (maksudnya selalu di tampilkan jumlah nominal dalam saldo setiap terjadi transaksi).
Untuk menunjukkan apakah saldo yang tercantum dalam kolom “saldo” merupakan saldo debit atau saldo kredit, ada dua cara merancang kolom saldo tersebut (a) dengan mencantumkan kolom D/K untuk memberi tanda D untuk saldo debit dan K untuk saldo kredit di muka angka yang tercantum dalam kolom “saldo” dan (b) dengan membuat kolom saldo debit terpisah dari kolom saldo kredit.
Rekening piutang, utang dan persediaan umumnya menggunakan bentuk formulir ini.

KODE

Kode memudahkan proses pengolahan data karena dengan kode, data akan lebih mudah diidentifikasi.
Contoh: kode untuk karyawan laki-laki diberi kode L, karyawan wanita kode W.
Dalam proses akuntansi kode yang digunakan adalah: angka, huruf atau kombinasi keduanya. Dalam komputer untuk memproses data ada istilah kode: alfabetik (menggunakan huruf), numerik (menggunakan angka), alfanumerik (menggunakan kombinasi huruf dan angka).

Syarat kode yang baik

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan adalah:
o Kode yang disusun perlu disesuaikan dengan metode proses data.
o Setiap kode harus mewakili hanya satu item sehingga tidak membingungkan
o Kode ayng disusun harus memudahkan pemakai untuk mengingatnya
o Kode yang disusun harus fleksibel, dalam arti memungkinkan dilakukan perluasan tanpa perubahan menyeluruh.
o Setiap kode yang disusun harus fleksibel, dalam arti memungkinkan dilakukan perluasan tanpa perubahan menyeluruh.
o Setiap kode harus menggunakan jumlah angka atau huruf yang sama
o Kode yang panjang perlu dipotong-potong (chunking) untuk memudahkan mengingat, Misalnya: kode 60662582549 dapat dibuat 606-258-259.
o Dalam kode yang panjang perlu diberi kode yang merupakan check digit, yaitu untuk mengecek kebenaran kode.

MACAM – MACAM KODE

Kode dapat dibuat dalam berbagai struktur kode yang berbeda. Setiap struktur mempunyai kelebihan dan kelemahan. Oleh karena itu perlu suatu struktur kode yang sesuai sehingga tujuan pemberian kode dapat tercapai.
Berikut ini macam-macam kode yang dapat digunakan:
1. Kode Urut Nomor
Kode yang disusun urut nomor. Agar setiap kode mempunyai jumlah angka (digit) yang sama perlu direncakan dulu jumlah digitnya, misal jumlah digitnya sebanuyak empat angka maka kodenya akan dimulai dengan 0001 dan diakhiri 9999.
Kode urut ini sederhana, tetapi tidak memenuhi persyaratan fleksibilitas. Sebaiknya kode urut ini digunakan untuk memberi nomor (kode) dokumen atau bukti transaksi.
2. Kode Kelompok
Kode kelompok membagi data ke dalam kelompok tertentu. Tiap kelompok akan diberi kode dengan angk, sehingga masing-masing posisi angka kode mempunyai arti. Lebih lengkap lihat kode rekening-2.
3. Kode Blok
Dalam kode blok, setiap kelompok data diberi kode dalam blok nomor tertentu. Cara pemberian kode ini dapat memenuhi persyaratan fleksibilitas sehingga dapat digunakan untuk pemberian kode pada rekening. Lebih lengkap lihat kode rekening-rekening.
4. Kode Desimal
Setiap kelompok data akan diberi kode 0 sampai 9. Oleh karenanya pengelompokkan data harus dilakukan maksimum dalam sepuluh kelompok.
Agar kode desimal ini dapat digunakan untuk pengelompokkan data yang luas , dapat disusun kelompok-kelompok yang bertingkat. Lebih lengkap lihat kode rekening-2.
5. Kode Mnemonic
Merupakan singkatan dari karakteristik data. Misal, pabrik sepatu, persediaan sepatu pria ukuran besar dapat dibuatkan kodenya SPB (Sepatu Pria Besar). Bisa juga kode ini disusun dengan kombinasi huruf dan angka, misal sepatu pria dengan nomor 42 diberi kode SP42.
Sebaiknya kode mnemonic ini digunakan bila data atau elemennya (itemnya) tidak terlalu banyak, sehingga tidak menyulitkan pemakainya. Bila terlalu sering perubahan itemnya dan banyak datanya maka pemakai kode akan sulit mengingatnya.
6. Kode Bar
Digunakan untuk industri makanan dan minuman diluar negeri (misal: USA) yang menggunakan Universal Product Code (UPC). Tiap pengusaha makanan dan minuman yang berpartisipasi akan diberikan 10 digit sebagai kode produknya. Lima digit pertama berisi kode perusahaan, lima digit berikutnya berisi kode produk.
Kode bar ini dapat dibaca oleh mesin Automatic Tag Readers, dan langsung diproses di dalam komputer.
Kode iji juga dipakai dalam perpustakaan, dll.

KODE REKENING

Pemberian kode untuk klasifikasi rekening diperlukan karena dapat memudahkan untuk mencari rekening-rekening yang diinginkan. Apabila pembukuan dilakukan dengan mesin maka kode ini tidak dapat dihindarkan dan menjadi sangat penting dan menjadi sangat penting.
Kode rekening harus disusun secara konsisten.
Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk dalam memberikan kode yaitu dengan angka, huruf ataupun kombinasi keduanya. Tidak memandang cara mana yang digunakan, kode yang diberikan harus dapat memenuhi syarat-syarat sbb:
a. Memungkinkan adannya perluasan rekening tanpa harus mengadakan perubahan kode.
b. Harus mudah diingat
c. Memudahkan bagi pihak yang menggunakan.
Berikut uraian tentang penggunaan Kode Kelompok, Blok dan Kode Desimal untuk memberi kode rekening sbb:

1. Kode Kelompok (Group Code)
Kode kelompok mempunyai sifat-sifat khusus sbb:
a. Posisi masing-masing angka mempunyai arti di mana angka paling kiri adalah kode kelompok dan angka paling kanan kode jenis rekening.
b. Kode kelompok akan terdiri dari angka-angka yang sudah diperkirakan terlebih dahulu.
c. Setiap kode dalam klasifikasi menggunakan jumlah angka yang sama.
d. Jika terjadi penambahan kelompok rekening, dpat dilakukan dengan mengubah angka paling kiri.
Misalnya, klasifikasi rekening akan diberi kode yang terdiri dari 4 angka maka cara memberikan kodenya dapat digambarkan sebagai berikut:

Untuk kelompok-kelompok yang lain dari contoh di muka akan diberi kode dengan cara yang sama seperti yang telah disebutkan di. Apabila ada rekening dalambuku besar yang perinciannya di buat dalam buku pembantu, maka harus dibuatkan kode untuk buku pembantu. Dalam kode kelompok biasanya buku pembantu di buatkan kode angka yang diletakkan di sebelah kanan kode rekeningnya.

2. Penggunaan Kode Kelompok untuk Pengawasan
Apabila informasi akuntansi dipakai untuk mengukur prestasi maka digunakan akuntansi pertanggungjawaban. Yang dimaksud dengan akuntansi pertanggungjawaban adlah suatu sistem akuntansi yang disusun sedemikian rupa sehingga informasi yang dihasilkan menunjukkan tingkat kegiatan yang dikaitkan dengan tanggungjawab orang atau bagian tertentu.
Pusat pertanggungjawaban ini dapat dibedakan menjadi:
a. Pusat pertanggungjawaban Biaya
Yaitu unit organisasi yng dinilai atas dasar biaya yang menjadi tanggungjawabnya, misal bagian produksi.
b. Pusat pertanggungjawaban Pendapatan
Yaitu unit organisasi yang dinilai atas dasar pendapatan yang menjadi tanggungjawabnya, misal bagian Pemasaran.
c. Pusat pertanggungjawaban Laba
Yaitu unit organisasi yang dinilai atas dasar laba yang menjadi tanggungjawabnya, misalnya anak perusahaan atau devisi perusahaan.
d. Pusat pertanggungjawaban Investasi
Yaitu unit orgaisasi yang dinilai atas dasar laba yang menjadi yang menjadi tanggungjawabnya diaktikan denganinvestasinya, misalnya divisi perusahaan.
Untuk melakukan penilaian prestasi, digunakan anggaran sebagai dasar penilaian. Anggaran ini disusun untuk setiap pusat pertangungjawaban. Agar pencatatan transaksi dapat dikaitkan dengan pusat pertanggungjawaban, disusun kode rekening sedemikain rupa. Biasanya kode rkening ini menggunakan kelompok.
Berikut contoh kode untuk unit pertanggungjawaban dibuat sbb:

3. Kode Blok (Blok Code)
Dalam cara ini juga dilakukan klasifikasi seperti yang dilakukan dalam kode kelompok.
Kode yang diberikan kepada setiap klasifikasi tidak menggunakan urut-urutan digit seperti dalam kode kelompok, tetapi dengan memberikan satu blok nomor untuk setiap kelompok.
Jadi disini kode akan diberikan pada setiap kelompok, dimulai angka tertentu dan diakhiri dengan angka tertentu yang merupakan satu blok nomor kode.
Sebagai contoh penggunaan kode blok, sbb:

Kelompok Kode Blok
Aktiva 100 – 199
Utang 200 – 249
Modal 250 – 299
Penghasilan 300 – 399
Biaya Usaha 400 – 899
Pendapatan dan Rugi Laba di Luar Usaha 900 – 999

SUSUNAN BUKU BESAR DAN PEMBANTU

Buku besar dan buku pembantu dapat disusun sesuai dengan besar kecilnya perusahaan, jumlah pegawai bagian akuntansi dan susunan organisasinya.
Berikut contoh susunan buku besar dan pembantu untuk perusahaan-2 yang masih kecil sampai yang besar, yaitu:
1 Perusahaan kecil ; transaksi-transaksinya tidak begitu banyak, sehingga penggolongan transaksi-transaksi tersebut juga tidak terlalu banyak maka rekening-rekening yang digunakan semuanya dimasukkan dalam buku besar. Biasanya pemegang bukunya hanya satu orang ataumungkin pemiliknya sendiri yang melakukan pekerjaan pencatatan. Dalam keadaan seperti posting buku besar dilakukan dari buku jurnal.
2 Dalama perusahaan besar, transaksi-transaksi cukup banyak dan perlu dilakukan penggolongan yang cukup terinci akan memerlukan jumlah rekening yang cukup besar. Karena jumlah rekeningnya cukup besar, maka beberapa rekening yang perlu dibuatkan rincian akan dibuatkan buku pembantu. Pegawai yang mengerjakan buku pembantu akan tergantung pada jumlah pegawai yang ada di bagian akuntansi dan juga struktur organisasinya. Kalau pegawainya satu orangmaka bukubesar dan buku pembantu dikerjakan oleh orang ayng sama.
“Posting ke buku besar dan buku pembantu biasanya dilakukan dari buku jurnal.” Tetapi apabila pegwai bagian akuntansi lebih dari saut orang maka pengerjaan buku pembantu dapat diserahkan kepada pegawai lain atu bisa juga buku pembantu diserahkan kepada pegawai alin atau bisa juga buku pembantu dikerjakan oleh seksi-seksi yang berbeda. Dalam keadaan seperti ini buku besar diposting dari bukujurnal (secara periodik) dan buku pembantu diposting dari jurnal atau langsung dari dokumen (bukti) transaksi.
3 Apabila suatu rekening banyak sekali, misalnya piutang, maka dapat dibuatkan buku rekening kontrol dan masing-masing rekening kontrol ini dibuatkan buku pembantu. Dalam keadaan ini ada 3 buku yaitu: buku besar, buku rekening kontrol dan buku pembantu.
Pemisahan pekerjaan dan posting dilakukan dengan cara sebagai berikut: Buku besar dan buku rekening kontrol pengerjaannya dipisahkandari seksi yang mengerjakanbuku pembantu. Posting ke buku pembantu dilakukan dari bukti-bukti transaksi.

KODE BUKU PEMBANTU

Buku pembantu merupakan kumpulan kumpulan rekening-rekening yang merupakan rincian dari suatu rekening dalam buku besar.
Untuk mempermudah pembukuan, rekening-rkening buku pembantu akan diberi kode.
Pada umumnya kode untuk rekening bukupembantu diletakkan di belakang angka kode rekening buku besarnya.
Kode buku pembantu ini dapat di buat dengan cara yang sama untuk kode blok maupun untuk kode kelompok.

Misalnya, buku pembantu rekening Biaya Produksi Tidak Langsung Departemen Produksi adalah sbb:

Upah Tidak Langsung No. Kode
Pengawas 01
Inspeksi 02
Idle Time 03
Perbaikan Produk 04
Lembur 05
Bahan Penolong
Bahan – A 06
Bahan – B 07
Bahan – C 08
Biaya Produk Lain No. Kode
Bahan bakar 09
Suplies 10
Listrik 11
PPh Karyawan 12
……..dan seterusnya…. …dst…

Dalam contoh diatas, kode rekening buku pembantu dibuat dengan dua angka sehingga kalau digabungkan dengan rekening kontrolnya maka akan kode untuk masing-masing rekeningnya sbb:

Rekening Kode
Pengawas 5211-01
Inspeksi 5211-02
Idle Time 5211-03
Perbaikan Produk 5211-04
Lembur 5211-05
……..dan seterusnya…. …dst…