MAKALAH SISTEM PERKANTORAN

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah
Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi saat ini, dimana segala kegiatan dalam kehidupan sehari-hari akan berbasis komputer. Maka dalam suatu instansi Komputer merupakan bahan kebutuhan dalam menciptakan dan memperoleh serta memproses suatu sistem informasi yang setiap saat selalu berkembang. Oleh karena itu setiap orang harus mampu berupaya mengikuti arus informasi yang berkembang di dunia teknologi ini.


Pada instasni perusahaan manapun saat ini pastilah menggunakan Sistem Informasi Manajemen yaitu sebuah sistem manusia atau mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusa.

BAB II

PEMBAHASAN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DANGAN KOMPUTER SAAT KINI

1. Pengertian dan Peranan SIM
Bagi orang yang belum pernah belajar tentang Sistem Informasi Manajemen (SIM),sering sekali pengertian SIM menjadi rancu dengan pengolahan data.Untuk memberikan pengertian yang benar tentang SIM, berikut ini diberikan beberapa definisi:

Data Processing (Pengolahan Data): adalah manipulasi atau transformasi simbul-simbul sebagai bilangan-bilangan dan huruf-huruf untuk tujuan meningkatkan kegunaannya. Pengolahan data mencakup semua kegiatan yang termasuk didalam mempertahankan akurasi dan rekor yang up-todate dari operasi suatu perusahaan. Pengolahan data meliputi pengumpulan data yang menggambarkan aktivitas perusahaan, manipulasi data menjadi bentuk yang berguna, menyimpan data sampai digunakan kembali, dan menghasilkan dokumen-dokumen yang dapat digunakan oleh perorangan ataupun kelompok, baik dari dalam maupun luar perusahaan.

Sistem Informasi Manajemen (SIM): adalah sistem formal dan informal yang menyediakan informasi di masa lalu, sekarang, dan proyeksi masa depan baik secara lisan dan tulisan yang berhubungan dengan operasi perusahaan dan lingkungannya. Informasi ini penting bagi manajer atau karyawan dalam membantu pengambilan keputusan.

Sistem Penunjang Keputusan (Decision Support System=DSS): merupakan sistem yang berbasis komputer yang diharapkan untuk digunakan oleh manajer tertentu atau sekumpulan manajer pada setiap level organisasi dalam pembuatan keputusan sebagai dasar untuk pemecahan masalah yang semi-struktural.

Otomatisasi Perkantoran (Office Automation=OA): mencakup semua sistem formal dan informal yang pada intinya menekankan pada komunikasi informasi dari dan kepada orang-orang dalam perusahaan.

Experts System (ES): adalah program komputer yang berfungsi sama seperti keahlian manusia, memberikan saran pada pemakai bagaimana memecahkan suatu masalah.


B. Manajemen Informasi
Manajer menggunakan banyak laporan atau tampilan informasi untuk mencerminkan kondisi fisik perusahaan. Dapat dibayangkan bagaimana perusahaan yang besar hampir sepenuhnya harus mengandalkan informasi. Para eksekutif sangat mungkin menganggap informasi sebagai sumberdaya mereka yang paling berharga.

Jenis-jenis Sumberdaya Informasi:

Manusia
Material
Mesin (termasuk fasilitas dan enerji)
Uang
Informasi (termasuk data)

Tugas manajer adalah bagaimana mengelola sumberdaya ini agar dapat digunakan secara efektif. Empat jenis sumberdaya yang pertama memiliki wujud, ada secara fisik, dan dapat disentuh. Sumberdaya ini disebut sumberdaya fisik. Sumberdaya yang terakhir, informasi, memiliki nilai dari apa yang diwakilinya, bukan dari bentuknya, disebut sumberdaya konseptual.

C. Manajemen Sumberdaya

Sumberdaya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan. Setelah sumberdaya disusun, manajer berusaha untuk memaksimalkan penggunaannya, meminimalkan waktu yang terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada efisiensi puncak. Akhirnya, manajer mengganti sumberdaya ini pada saat kritis—sebelum sumberdaya tersebut menjadi tidak efisien atau usang.

Bagaimana Informasi Dikelola

Manajer bukan saja mengelola sumberdaya fisik, tetapi juga sumberdaya konseptual. Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian dipastikan siapa yang layak memperoleh informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna dan menggantikan dengan yang mutakhir dan akurat. Seluruh aktivitas ini: memperoleh informasi, menggunakan secara efektif, dan membuangnya pada saat yang tepat disebut manajemen informasi.

2. Komponen yang diperlukan untuk Membentuk SIM :

1. Hardware / Software computer
Hardware menunjukan peralatan komputer fisik dan alat-alat yang berhubungan

Hardware harus menyediakan 4 Fungsi umum :
1.Peralatan Input
2.Unit Pemrosesan (ALU & CU)
3.Penyimpanan Primer dan Sekunder
4.Peralatan output

Software : software system dan aplikasi
Perangkat lunak system ada 3 :
1.Sistem operasi
2.Penerjemah Bahasa
3.Program Utility

2. Prosedur / Pedoman.
Prosedur untuk membuat terapan menjadi operasional (formulir, petunjuk untuk peratur, petunjuk untuk pemakai, dan lain-lain).

3. Model Manajajemen dan pengambilan keputusan.
4. Database.


3. Komputer Sebagai Alat Bantu Pada Sistem Informasi Manajemen.

Hardware dan Software
Alat Input
Adalah alat yang digunakan untuk menerima input. Alat input dapat beru[a signal input atau maintenance input.

Signal input : energi yang akan di olah oleh system.
Maintenance input : energi yang akan digunakan untuk mengolah signal input.

Alat input terdiri dari :
1.Alat input langsung
2.Alat input tidak langsung

Alat input langsung :
1. VDT ( Visual Display Terminal ) : Monitor.
2. Pointing Device : Mouse, touce screen, lightpen,digitizer grapics tablets.
3. Keyboard.
4. Scaner
- MICR ( Magnetic Ink Character Recognation)
- Optical Data Reader
- OCR (Optical Char Reader)
- Barcode
- OMR (Optikal Mark Reader)
5. Sensor : Digitizing camera
6. Voice Recognizer.

Alat input tidak langsung :
1. Key to card
2. Key to tape.
3. Key to disk.

Alat Pemroses (CPU)
1. Contol Unit
Bertugas mengatur & mengendalikan semua peralatan yang ada pada system computer.

2 Arithmatic and Logical Unit.
Bertugas melakukan semua perhitungan aritmatik & logika yang terjadi sesuai dengan instruksi program

3. Register
Merupakan tempat penyimpanan instruksi dan data yang sedang diproses oleh cpu, sedang instruksi-insterksi dan data lainnya yang menunggu giliran untuk diproses masih disimpan di memori utama.
Memory Utama (Main Memori) tardiri dari:
1. RAM (Random Access Memory)
Merupakan memory yang dapat diakses (baca, tulis) oleh user.
RAM terdiri dari 4 bagian :
Input storage, Program storage, Working storage, & Output storage.

2. ROM (Read Only Memory)
Merupakan memori yang hanya bisa dibaca saja oleh user tetapi tidak bisa ditulis.
Berisi program setup pabrik misalnya : bootstrap program, program pokok sistem operasi dan lain-lain.

Secondary Storage (External Storage)
Merupakan penyimpanan cadangan/tambahan.
Contoh : disket, hardisk, magnetic tape dan lain-lain.

Alat Output
Terdiri dari :
1. Hard Copy device : pada media yang keras. Seperti : kertas, film.
Printer : - Impact printer : dot matrik printer
Nonimpact printer : Inkjet printer, laser
Ploter
Computer output to microfilm

2. Softcopy device
Video Display
Alpahanumeric display, grapic display, monochromp display, color dispay.
Speaker

3. Drive Device
Adalah alat penggerak untuk membaca atau untuk mereka dari atau ke media simpanan luar. Misalnya : disk drive, tape drive.

Software
1.Sistem Software
2.Application Software

Sistem Software terdiri dari :
1.Sistem Operasi
2.Penerjemah bahasa
3.Program Utility

- Perangkat Lunak Aplikasi :
1.Perangkat software pemrograman sendiri.
2.Perangkat software aplikasi paket jadi.
Contoh : aplikasi business umum, industri, produktivitas organisasi & perorangan.

Software yang baik dalam mendukung pemecahan masalah :
Kemudahan dalam menjalankan software. Dialog terpadu, penjelasan sesuai konteks, interface grafis.

Meminimumkan kesalahan :
Pencegahan kesalahan, deteksi kesalahan, perbaikan kesalahan.

4. SIM Dimata Pemakai

Para manajer memberikan perhatian yang semakin besar pada manajemen informasi belakangan ini karena dua alasan: (1) kegiatan bisnis semakin kompleks, dan (2) kemampuan komputer semakin baik.

Kompleksitas kegiatan bisnis yang meningkat, karena:
Pengaruh ekonomi internasional
Persaingan dunia
Kompleksitas teknologi yang meningkat
Batas waktu yang singkat
Kendala-kendala sosial.

Kemampuan komputer yang semakin baik:
Dalam tahun 1950-an dan 60-an ukuran komputer besar dan kecepatan lambat dan hanya boleh disentuh para spesialis.
Sekarang pemakai mungkin hanya menggunakan terminal atau PC di ruangan, ada jaringan dan pemakai tahu cara menggunakannya
Pemakai memandang komputer sebagai peralatan kantor yang dibutuhkan.

Para Pemakai SIM

Pada awalnya pemakai output komputer adalah adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melakukan aplikasi pembayaran gaji, pengelolaan persediaan, dan penagihan. Para pemakai komputer meliputi: manajer, non-manajer, dan orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan.

Tingkatan manajemen adalah tingkat perencanaan strategis, seperti direktur dan para wakil direktur. Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk dan kepala devisi dinamakan tingkat pengendalian manajemen. Dan manajer tingkat bawah mencakup kepala departemen, penyelia, dan pimpinan proyek yang bertanggung jawab pada pelaksanaan rencana-rencana tingkat yang lebih tinggi disebut tingkat pengendalian operasional.

Manajer dan Sistem

Ahli-ahli manajemen sering mengatakan bahwa seorang manajer harus memandang organisasinya sebagai suatu sistem.

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Semua sistem tidak memiliki kombinasi elemen-elemen yang sama. Sistem dapat dikelompokkan menjadi sistem lingkaran terbuka dan lingkaran tertutup.

Gambar 3. Sistem Lingkaran Terbuka (Open-loop System)

Sistem lingkaran terbuka adalah suatu sistem tanpa kontrol, lingkaran balik, dan tujuan. Sebaliknya sistem lingkaran tertutup adalah sistem dengan tiga elemen kontrol (tujuan, mekanisme kontrol, dan lingkaran umpan balik).

Gambar 4. Sistem Lingkaran Tertutup (Closed-loop System)

Kalau berbicara sistem, tentu ada sub-sistem dan supra sistem. Sub-sistem adalah sistem di dalam sistem. Supra sistem adalah sistem yang lebih besar dari suatu sistem. Contoh: pemerintah kota adalah sistem, tetapi ia juga merupakan bagian dari sistem yang lebih besar – pemerintahan propinsi. Pemerintahan propinsi adalah supra sistem dari pemerintahan kota dan juga merupakan sub-sistem dari pemerintahan nasional.

Gambar 5. Sistem Dapat Terdiri Dari Sub-Sistem atau Bagian Elemen

Perusahaan bisnis adalah suatu sistem fisik yang berada pada satu atau lebih sistem lingkungan yang lebih besar atau super sistem.

Gambar 6. Perusahaan adalah sub-sistem di dalam sistem yang lebih besar

Dalam sumberdaya informasi di atas disebutkan data dan informasi. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Contoh: jumlah jam kerja pemakai. Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. Contoh: pendapatan kotor tiap karyawan jika dijumlahkan akan menjadi total biaya gaji perusahaan

5. Perkembangan Konsep SIM

Usaha awal untuk menerapkan komputer dalam area bisnis terfokus pada data. Kemudian penekanan pada informasi dan pendukung keputusan. Sekarang, komunikasi dan konsultasi mendapat perhatian yang paling besar.

Fokus Awal pada Data

Selama paruh pertama abad dua puluh, saat punched card dan keydriven
bookkeeping machines berada dalam masa jayanya, perusahaan-perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajer. Praktek ini diteruskan dengan komputer generasi pertama yang terbatas untuk aplikasi akuntansi.

Nama untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah pengolahan data elektronik (electronic data processing=EDP). Istilah EDP tidak lagi populer dan telah disingkat menjadi data processing (DP). Kita menggunakan istilah Sistem Informasi Akuntansi (SIA) atau Accounting Information System untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi aplikasi pengolahan data perusahaan. SIA menghasilkan beberapa informasi sebagai produk sampingan dari proses akuntansi.

Fokus Baru pada Informasi

Tahun 1964 diperkenalkan alat penghitung generasi komputer. Komputer baru ini menggunakan sirkuit silikon sehingga daya proses lebih besar. Konsep enggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tersebut. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini banyak diterima perusahaan besar.

Perkembangannya tidak mulus, karena: (1) kurangnya pengetahuan tentang komputer, (2) kurangnya pengetahuan tentang bisnis dan keawaman spesialis informasi mengenai peran manajemen, (3) peralatan komputer mahal dan terbatas, dan lain-lain. Kesalahan secara khusus adalah sistem tersebut terlalu ambisius.

Fokus Revisi pada Pendukung Keputusan

Sementara banyak orang hanya mengamati dari pinggir saat perusahaan-perusahaan berjuang dengan SIM raksasa mereka, sejumlah ilmuwan informasi di Massachusetts Institute of Technology (MIT) memformulasikan pendekatan yang berbeda. Ilmuwan ini adalah Michael S. Scott Morton, G. Anthony Gorry, dan Peter G.W. Keen dan konsep mereka disebut Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System = DSS).

Pada tahun-tahun awal era DSS, terdapat banyak argumen mengenai DSS dan SIM. Apakah DSS menawarkan pendekatan baru pada penggunaan komputer dan jika memang demikian bagaimana?. SIM adalah suatu sumberdaya organisasional. SIM dimaksudkan untuk menyediakan informasi pemecahan masalah bagi sekelompok manajer secara umum, sedangkan DSS dimaksudkan untuk mendukung satu orang manajer secara khusus.

Fokus Sekarang pada Komunikasi

Pada saat DSS berkembang, perhatian juga difokuskan pada aplikasi
komputer yang lain: otomatisasi kantor (office automation = OA). OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.
OA dimulai pada tahun 1964 saat IBM mengumumkan produknya, Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST), yaitu mesin tik yang dapat mentik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik. Operasi pentikan ini mengarah pada aplikasi OA yang disebut pengolahan kata (word processing).
OA berkembang meliputi aplikasi: konferensi jarak jauh (teleconferencing), voice mail, surat elektronik (electronic mail), electronic calendaring, facsimile transmission, dan desktop publishing.

Fokus Potensial pada Konsultasi

Perkembangan saat ini adalah penerapan kecerdasan buatan (artificial intelligence = AI), bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar (expert system = ES) yang paling banyak mendapatkan perhatian.

B A B III

P E N U T U P

Kesimpulan

SIM menyediakan informasi bagi para pengelola perusahan untuk pengambilan keputusan yang bersifat taktis. Pada tingkat tertinggi, SIM menyediakan informasi bagi pimpinan perusahaan, menyangkut informasi strategis yang diperlukan untuk menentukan langkah perusahaan.

Secara teoritis, SIM akan sangat membantu para pengelola perusahaan dari berbagai tingkatan dalam melaksanakan tugasnya.

Dalam teori SIM, tersirat pengertian bahwa informasi akan selalu tersedia pada setiap tingkatan pengelola, sesuai dengan kebutuhannya.

Proses pengolahan dan penyebaran infofmasi pada SIM sifatnya menyeluruh, atau kadang kala disebut sebagai pendekatan system secara total (Total Systems Approach).

Dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen dengan komputer saat ini sangat berhubungan. Karena komputer berguna sebagai alat bantu pada Sistem Informasi. Selain itu komputer juga sebagai salah satu komponen yang dibutuhkan untuk membentuk Sistem Informasi Manajemen

Usaha awal untuk menerapkan komputer dalam area bisnis terfokus pada data. Kemudian penekanan pada informasi dan pendukung keputusan. Sekarang, komunikasi dan konsultasi mendapat perhatian yang paling besar.

DAFTAR PUSTAKA

Fotocopy semester satu, Sistem Informasi Manajemen, Ida astuti
http://simbab1com/
google.com .Sistem Informasi Manajemen
Fathansyah, Ir. 1999. Sistem Informasi Manajemen. Penerbit Informatika.Bandung

Itulah sedikit gambaran dan bantuan bagi anda yang memerlukan sebagai bahan referensi atau sebagainya. Silahkan kunjungi kami jika anda perlu bahan dan lainnya mengenai tugas anda atau memerlukan pencerahan atau lainnya. Dan ingatlah kami di Education Blogs

Sekretaris dan Kantor

Sekretaris dan kantor merupakan satu kesatuan yang utuh dan bahkan sekretaris adalah kunci kedua setelah manajer atau pimpinan. Segala urusan perkantoran mulai dari surat-menyurat sampai masalah keputusan pimpinan sangat mempunyai pengaruh terhadap sekretaris. Segala penyelesaian urusan dan proses administrasi perkantoran terletak pada kepintaran sekretaris.

1. Kewajiban Sekretaris karena Jabatannya
Pada dasarnya agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik, sekretaris harus mengetahui benar tentang :
a. Tugas sekretaris sebagai pembantu manajer atau pimpinan.
b. Tugas sekretaris sebagai manajer atau pimpinan bawahannya.
c. Hal-hal yang bersifat umum dan punya hubungan dengan manajer.
d. Mengetahui tentang tujuan organisasi.

Berdasarkan jabatan seorang sekretaris, maka seorang sekretaris harus mampu melaksanakan tugasnya sebagai sekretaris dan mampu mengembangkan kemampuan kepribadian diri sebagai seorang sekretaris, maka seorang sekretaris harus dapat memenuhi keterampilan dasar mengenai :
- Surat-menyurat (korespondensi).
- Mengetik dan stenografi.
- Pembukuan (accounting).
- Penggunaan peralatan kantor.
- Pengarsipan (filling).
- Human relations.

Sedangkan untuk dapat meningkatkan kemampuan pribadi dan kepercayaan diri, maka seorang sekretaris harus :
a. Pandai menyesuaikan diri, yakni kemampuan menempatkan diri pada situasi tertentu.
b. Memahami segala tugas yang menjadi kewajibannya sehingga dapat menghindari kesalahan.
c. Mau bertanya terhadap segala sesuatu yang kurang jelas.
d. Dapta bekerja sendiri tanpa harus memperoleh bantuan orang lain.
e. Mampu menyesuaikan kondisi.
f. Bijaksana terhadap permasalahan yang dihadapi bawahan atau diri sendiri.
g. Teliti dan tekun dalam penyelesaian tugas dan kewajiban.
h. Inisiatif dan kreatif.

2. Sekretaris Harus Dapat Bekerja dengan Atasannya

Sekretaris adalah bawahan langsung dari pimpinannya sehingga segala sesuatu yang telah diperintahkan oleh pimpinan harus mutlak dilaksanakan oleh sekretaris dan sekretaris harus dapat menerima tugas tersebut sebagai suatu kewajiban. Dengan demikian, agar tugas sekretaris terhadap atasannya dapat berjalan dengan baik dan sempurna, maka seorang sekretaris harus mengetahui hal-hal sebagai berikut :
a. Sekretaris harus tahu sikap dan pribadi pimpinan.
b. Sekretaris harus dapat mengetahui kondisi pimpinan.
c. Sekretaris dan pimpinan kiranya terjadi hubungan kerja yang harmonis.
d. Sekretaris harus mampu memelihara wibawa atasannya.
e. Sekretaris harus mampu memelihara wibawa atasannya.
f. Sekretaris harus mampu mencerminkan sikap dan kebijakan atasan dalam suatu sistem organisasi.
g. Sekretaris harus mampu menciptakan lingkungan kerja yang kondusif antara pimpinan dengan bawahan.
h. Sekretaris harus mampu memelihara sistem kontrol terhadap hubungan kerja dengan atasan.
i. Sekretaris harus mampu memberikan pemikiran positif terhadap penyelesaian masalah maupun pada perencanaan pengembangan organisasi.

3. Memelihara Konsistensi Kerja

Untuk dapat membantu pimpinan untuk memelihara manajemen dengan baik dan lancar, seorang sekretaris harus selalu melakukan hal-hal sebagai berikut :
a. Selalu menilai (evaluasi) hasil perkejaannya, baik pekerjaan pribadi maupun bawahannya.
b. Memelihara mutu pekerjaan dan kelancaran pekerjaan, terutama pekerjaan bawahan secara organisatoris.
c. Mempunyai rencana kerja yang baik dan matang.
d. Memperhatikan setiap instruksi pimpinan.
e. Mampu memprioritaskan pekerjaan yang lebih penting dan mendesak.
f. Menyelesaikan pekerjaan dengan penuh perhatian dan konsentrasi.
g. Mampu menanggulangi hambatan-hambatan dalam penyelesaian pekerjaan.
h. Bekerja dalam kerangka suatu sistem.

Memelihara konsistensi kerja seorang sekretaris terhadap tugas dan fungsinya sangat penting karena sebagian besar tanggung jawab organisasi terletak pada sekretaris. Kemampuan memanajerial dan pelayanan tugas pada pimpinan merupakan konsistensi terhadap pekerjaan sengatlah dipentingkan.

Mengkomunikasikan perubahan yang terjadi oleh seorang sekretaris sangat penting, apabila dilihat dari segi keprilakuan , yaitu setiap orang di dalam organisasi perlu mengetahui bukan saja tentang peranannya dalam organisasi yang sedang berkembang, tetapi yang menyangkut pengaruh perubahan terhadap jenjang karier dan keamanan pekerjaan mereka.

4. Mekanisme dan Tata Cara Kerja

Berhasilnya pekerjaan kantor bukan hanya terletak pada kecerdasan dan keterampilan pegawai saja, tetapi juga dipengaruhi oleh perilaku dan kondisi perkantoran. Oleh karena itu, bukan peraturan yang bersifat ketat yang mengatur terlaksanannya disipilin kerja, melainkan terlaksananya fungsi tiap unsur manajemen atas dasar kesadaran tugas dan peranannya.

Sesuai dengan kedudukan, fungsi, dan tugas maka dapat dilakukan :
a. Penyederhanaan cara kerja yang efisien dan efektif, seperti cara penyimpanan arsip surat-surat penting.
b. Penetapan jadwal kerja yang tepat, terutamam jadwal kerja pimpinan yang sangat padat.
c. Penggunaan peralatan komunikasi dengan tujuan efisiensi waktu dan biaya.
d. Membuat agenda penting sebagai materi pembicaraan dalam rapat-rapat organisasi.
e. Pembagian kerja yang jelas dan tegas sesuai dengan kemapuan profesional bawahan.
f. Pelaksanaan sistem pengawasan dan pengendalian terhadap cara kerja bawahan dengan tidak mengganggu suasana kerja bawahan.

Pemahaman seorang sekretaris terhadapa fungsi dan jabatannya sangatlah penting, hal ini untuk :
a. Memahami fungsi struktur organisasi.
b. Melakukan koordinasi dan komunikasi dengan seluruh jenjang manajemen organisasi.
c. Memelihara kehidupan pelaksanaan manajemen organisasi.

Dalam organisasional telah disadari bahwa adanya rencana yang mantap dengan skala prioritasnya, tidak dengan sendirinya merupakan jaminan bahwa pelaksanaan akan benar-benar sesuai dengan rencana. Ketidaksesuaian itu dapat timbul karena beberapa faktor, seperti :
a. Kesalahan-kesalahan teknis yang munbgkin dapat diselesaikan, tetapi mungkin juga sulit untuk diselesaikan.
b. Keterbatasan pengetahuan dan keterampilan para pelaksana pekerjaan di lapangan.
c. Timbulnya force majeur yang tidak pernah diduga sebelumnya sehingga menyulitkan pelaksanaan pekerjaan.
d. Unsur kesengajaan dari anggota organisasi yang dengan itikad tidak baik dan mau merusak citra organisasi.
e. Penyalahgunaan teknologi, peralatan, kedudukan, dan wewenang.

Untuk mencegah keadaan negatif yang demikian atau paling tidak untuk berusaha menguranginya, selalu diperlukan pengawasan, baik pengawasan yang dilakukan oleh setiap pimpinan maupun pengawasan yang dilakukan oleh sekretaris dan kalangan anggota organisasi.

LAPORAN KEUANGAN

A. JENIS – JENIS LAPORAN KEUANGAN

Untuk membuat laporan keuangan, Neraca Lajur sangat membantu dalam proses pelaporan. Karena neraca lajur merupakan alat bantu untuk memudahkan dalam membuat laporan keuangan yang meliputi:
1. Laporan Laba – Rugi (Income Statement)
2. Laporan Neraca (Balance Sheet)
3. Laporan Perubahan Ekuitas/Modal pemilik (Owner’s Equity Statement)
4. Laporan Arus Kas (Cash flows Statement)

Berikut penjelasannya:

1. LAPORA LABA-RUGI (Income Stetement)
Laporan laba-rugi adalah laporan keuangan yang melaporkan mengenai aktifitas operasional perusahaan dengan menghitung pendapatan dan beban-beban selama satu periode yang kemudian dapat ditentukan laporan laba-ruginya.
Ada dua pendekatan sebagai dasar dalam dan menggolongkan, serta mengikhtisarkan transaksi transaksi-transaksi yang terjadi dalam perusahaan. Kedua pendekatan itu adalah:
a. Dasar Tunai (cash basis), yaitu;
Suatu sistem yang mengakui penghasilan pada saat uang tunai diterima dan mengakui beban pada saat mengeluarkan uang tunai. Metode ini cocok untuk perusahaan dengan skala kecil, karena mentode ini kurang tepat untuk mengakui laba atau rgi laba pada period tertentu.
b. Dasar Waktu (akrual basis)
Yaitu suatu sistem yang mengakui pendapatan pada saat terjadinya transaksi, walaupun sudah atau belum menerima uang tunai dan mengakui beban pada saat terjadinya transaksi walaupun sudah atau belum mengeluarkan uang tunai. Metode ini sangat tepat untuk perusahaan yang melakukan transaksi secara kredit, karena laporan laba-rugi akan mencerminkan kondisi yang benar selama satu periode tertentu.
Dalam laporan laba-rugi, terdapat tiga rekening (akun) yang perlu dipahami dengan jelas, yaitu:
- Pendapatan
Adalah penghasilan yang timbul dari pelaksanaan akitivitas perusahaan yang biasa (reguler) dan dikenal dengan sebutan yang berbeda-beda, seperti; penjualan, penghasilan jasa (fee), bunga, deviden, royalti dan sewa.
- Beban
Adalah pengorbanan yang timbul dalam pelaksanaan aktivitas yang biasa (reguler), seperti beban pokok penjualan, beban gai, beban sewa, beban penyusutan aset tetap, beban asuransi, beban pajak, beban kerugian piutang, beban perlengkapan.
- Laba atau Rugi
Laba terjadi bila pendapatan lebih besar dari beban-beban yang terjadi, sebaliknya rugi terjadi bila pendapatan lebih kecil dari pada beban-beban yang terjadi.
Untuk perusaahaan jasa, meliputi pendapatan atau penghasilan, beban operasi, laba operasi, pendapatan lain-lain, beban lain-lain, laba bersih, pajak penghasilan, laba bersih setelah pajak.

Dalam laporan laba-rugi ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
Pendapatan; hasil dari pemberian jasa yang diberikan kepad pelanggan yang merupakan mata usaha pokok dan normal perusahaan.
Misalnya; untuk perusahaan konsultan, maka pendapatannya berasal dari fee yang diberikan oleh pelanggan. Pendapatan salon kecantikan adalah ongkos yang pelayanan salon kepada pelanggannya, pendapatan rental komputer adalah sewa yang dibayar oleh pelanggan.
Beban operasi, semua beban yang dikeluarkan atau terjadi dalam hubungannya dengan aktifitas operasi perusahaan. Misalnya; beban telepon, beban listrik dan telepon, beban rapat, beban suplies, beban penyusutan dan sebaginya.
Laba operasi, merupakan selisih antara pendapatan dan beban operasi, sedangakan pendapatan dan beban lain-lain merupakan pendapatan diluar pendapatan pokok perusahaan, seperti pendapatan bunga. Beban lain-lain adalah beban yang tidak berkaitan dengan kegiatan operasi pokok perusahaan, seprti rugi penjualan aset tetap dan beban bunga.
Laba bersih sebelum pajak, merupakan hasil pengurangan labs operasi dengan pendapatan dan beban lain-lain di luar operasi dan laba bersih setelah pajak yaitu pendapatan bersih perusahaan baik yang berasal dari kegiatan operasional perusahaan maupun non operasional, setelah dikurangi pajak penghasilan.

2. LAPORAN NERACA (Balance Sheet)
Yaitu laporan keuangan yang menunjukkan posisi aset, kewajiban dan ekuitas pada periode tertentu. Data untuk menyusun laporan neraca diambil dari neraca lajur.
Isi neraca secara garis besar adalah sebagai berikut:
a. Kelompok Aset:
- Aset Lancar
- Investasi jangka panjang
- Aset tetap
- Aset yang tidak berwujud
- Aset lain-lain
b. Kelompok Kewajiban:
- Kewajiban lancar
- Kewajiban jangka panjang
- Kewajiban lain-lain
c. Kelompok Ekuitas:
- Modal saham
- Agio/disagio saham
- Cadangan-cadangan
- Saldo laba

Aset, adalah kekayaan atau sumber-sumber ekonomi yang dimiliki perusahaan dandiharapkan akan memberi manfaat di masa yang akan datang.
Aset terdiri dari:
- Aset Lancar (current assets)
Adalah uang tunai dan saldo rekening giro di bank serta kekayaan-kekayaan lain yang dapat diharapkan bisa dicairkan menjadi uang tunai atau rekening giro bank, atau dijual maupun dipakai habis dalam operasi perusahaan, dalam jangka pendek (satu tahun atau satu siklus operasi normal perusahaan).
Yang termasuk aset lancar: Kas (saldo uang tunai pada tanggal neraca), Bank (saldo rekening giro di bank pada tanggal neraca), Surat berharga jangka pendek, Piutang, Persediaan (barang berwujud yang tersedia untuk dijual, di produksi atau masih dalam proses), Beban dibayar dimuka.
- Investasi jangka panjang (long-term investments)
Terdiri dari aset berjangka panjang (tidakuntuk dicairkan dalam waktu satu tahun atau kurang) yang diinvestasikan bukan untuk menunjang kegiatan operasi pokok perusahaan.
Misalnya: penyertaan pada perusahaan dalam bentuk saham, obligasi atau surat berharga, dana untuk tujuan-tujuan khusus (dana untuk pelunasan hutang jangka panjang), tanah yang dipakai untuk lokasi usaha.
- Aset Tetap (Fixed assets)
Aset berwujud yang digunakanuntuk operasi normal perushaan, mempunyai umur ekonomis lebih dari satu tahun atau satu siklus operasi normal dan tidak dimaksudkan untuk dijual sebagai barang dagangan.
Misalnya: tanah untuk lokasi baru, gedung, mesin-mesin dan peralatan produksi, peralatan kantor, kendaraan.
- Aset Tak Berwujud (Intangible assets)
Terdiri hak-hak istimewa atau posisi yang menguntungkan perusahaan dalam memperoleh pendapatan, Misal: hak paten, hak cipta, franchise, merk dagang atau logo dan goodwill.
- Aset lain-lain (Other assets)
Untuk menampung aset yang tidak bisa digolongkan sebagai aset lancar, investasi jangka panjang, aset tetap dan aset tetap tak berwujud. Misalnya; mesin yang tidak dipakai dalam operasi.

Kewajiban dapat digolongkan menjadi:
- Kewajiban lancar (current liabilities)
Kewajiban lancara meliputi kewajiban yang harus diselesaikan dalam jangka pendek atau jangka satu tahun atau jangka satu siklus operasi normal perusahaan.
Misalnya: hutang usaha, beban yang harus masih dibayar, pendapatan yang diterima dimuka, utang pajak, utang bunga.
- Kewajiban jangka panjang (long-term debts)
Kewajiban jangka panjang adalah kewajiban yang jatuh temponya melebihi satu periode akuntansi atau lebih dari satu tahun.
Misalnya: utang hipotik, utang obligasi
- Kewajiban lain-lain (other liabilities)
Adalah kewajiban yang tidak bisa digolongkan ke kewajiban lancara dan kewajiban jangka panjang.

Ekuitas
Menunjukkan hak milik para pemilik aset perusahaan yang diukur atau ditentukan besarnya dengan menghitung selisih antara aset dan kewajiban.
Jenis ekuitas berdasarkan bentuk perusahaan.:
- Perusahaan perorangan  modal pemilik
- Perusahaan persekutuan  modal sekutu
- Perusahaan perseroan  modal saham

3. LAPORAN PERUBAHAN EKUITAS
Yaitu laporan keuangan yang menunjukkan perubahan ekuitas selama satu periode. Laporan ekuitas terdiri dari saldo awal modal pada neraca saldo setelah disesuaikan ditambah laba bersih selama satu periode dikurangi dengan pengambilan prive.
Komponen laporan perubahan ekuitas adalah:
a. Modal awal
Diperoleh dari investasi awal ataupun penambahan investasi.
b. Laba atau Rugi
Laba perusahaan akan menambah modal perusahaan, sedangkan rugi akan mengurangi modal perusahaan.
c. Penarikan (prive)
Apabila sebagian laba diambil oleh pemilik untuk kepentingannya sendiri diluar kepentingan perusahaan, maka kejadian ini akan mngurangi modal pemilik.
Jika perusahaan perseorangan atau firma maka penarikan disebut prive dan jika berbentuk perseroan (PT) disebut deviden.
Apabila laba lebih besar dari pada penarikan maka akan ada kenaikan modal, sebaliknya jika laba lebih kecil dari penarikan maka akan terjadi penurunan modal.
d. Modal akhir
Modal akhir adalah saldo modal awal ditambah laba rugi dikurangi penarikan.

4. LAPORAN ARUS KAS
Laporan arus kas menunjukkan sumber dan penggunaan kas selama satu periode sehingga saldo kas nampak seperti di neraca, laporan arus kas membutuhkan data/informasi dari neraca periode sebelumnya dan periode yang bersangkutan dan laporan laba rugi pada periode yang bersangkutan.


B. BENTUK LAPORAN KEUANGAN

1. Laporan Laba Rugi
Laporan laba rugi dapat disusun dalam dua bentuk, yaitu:
a. Betuk multiple step
Laporan laba rugi disusun bertahap, sehingga dikenal beberapa jenis laba seperti laba kotor, laba bersihoperasi, laba bersih sebelum pajak dan laba bersih setelah pajak
Contoh: Gambar

b. Betuk single step
Hanya dikenal laba bersih karena dalam bentuk ini semua penhasilan dikurangi beban-beban termasuk pajak dilaporkan sekaligus tanpa dipisah-pisah seprti dalam multiple step.
Contoh: gambar

2. Laporan Neraca
Merupakan laporan keuangan yang menyajikan aset, kewajiban danekuitas suatu perusahaan pada satu saat tertentu.
Dalam menyusun neraca perlu diperhatikan untuk selalu mencantumkan:nama perusahaan, judul neraca dan tanggal neraca

Neraca dapat disajikan dalam:
a. Bentuk perkiraan / skontro (akun)
Dalam bentuk perkiraan, neraca dibagi dau sisi yaitu sisi sebelah kiri (untuk aset) dan sisi sebelah kanan (untuk kewajiban dan modal)
Berikut contoh: gambarnya

b. Bentuk laporan / stafel (report form)
Dalam bentuk laporan semua akun/rekening dalam neraca disusun berurutan kebawah. Urutan pertama kelompok aset, kewajiban, modal.

3. Laporan Perubahan Ekuitas / Modal
Laporan perubahan ekuitas mencerminkan berubahnya modal dari awal sampai dengan menjadi modal akhir.
Dibagi dua laporan perubahan ekuitas yaitu:
a. Perusahaan Perseorangan
Berikut contoh gambarnya:

b. Perusahaan Perseroan (PT)
Berikut contoh gambarnya:

4. Laporan Arus Kas
Laporan arus kas mrupakan laporan keuangan yang berisi informasi aliran kas masuk dan aliran kas keluar dari suatu perusahaan selama periode tertentu.
Untuk lebih jelasnya berikut tujuan laporan arus kas, yaitu:
- Untuk memberikan informasi tentang penerimaan kas dan pengeluaran kas perusahaan selama suatu periode
- Untuk menyediakan informasi tentang kegiatan operasi, investasi, dan pembiayaan perusahaan tersebut atas dasar kas