Jumat, 30 Desember 2011

SISTEM KEARSIPAN



A. PENGERTIAN ARSIP
Arsip adalah suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan, masyarakat, atau bangsa.
Kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinas maupun arsip pribadi, dari mulai penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya.
Suatu catatan dikatakan arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1. Mempunyai arti
2. Masih mempunyai kegunaan
3. Disimpan dengan teratur.
Pengertian arsip menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 bab 1 pasal 1 bahwa yang dimaksud dengan arsip yaitu :
1. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Sedangkan pengertian arsip menurut para ahli :
1. The Liang Gie mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
2. Atmosudirdjo mengartikan arsip, yaitu :
a. Wadah, tempat, map, order, doos, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menympan nahan-bahan arsip.
b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan arsip, surat, kartu-kartu, mikrifilm-mikrifilm dan sebagainya yang dipakai setiap kali untuk bahan petunjuk atau pembuktian.
c. Setiap pengaturan, penyortiran, penertiban yang sistematis dan berurutan dari barang-barang, orang-orang, personal, kertas-kertas tertulis, dokumen-dokumen dan sebagainya.
Hal-hal yang perlu diperhatikan lingkup kearsipan atau disebut juga tata kearsipan (record management) meliputi enam kegiatan utama yaitu:
1. Penciptaan arsip/warkat
2. Pemiliha arsip/warkat
3. Pengendalian arsip/warkat
4. Penyimpanan arsip/warkat
5. Perawatan arsip/warkat
6. Pemusnahan arsip/warkat
B. JENIS ARSIP DAN RECORD
Macam-macam Arsip
1. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. Arsip pemerintah, misalnya dibedakan meliputi :
a. Arsip Nasional di Ibukota republik Indonesia sebagai inti organisasi dari Lembaga Kerasipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat.
b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota daerah Tingkat I termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan daerah Tingkat I (Daerah Istimewa Yogyakarta, Daerah Khusus Ibukota Jakarta) yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.
2. Arsip Primer dan Arsip Sekunder
Arsip primer adalah arsip aslinya, bukan arsip tindasan, bukan salinan
Arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan, fotokopi salinan, atau mikro filmnya.
3. Arsip Sentral dan Arsip Unit
Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya.
Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannnya, arsip yang disimpan disetiap bagian atau unit dalam suatu organisasi/ instansi.
4. Makro dan mikro arsip
Makro arsip yaitu arsip yang jumlahnya banyak dan disimpan ditempat yang luas dan terpusat.
Mikro arsip yaitu arsip yang jumlahnya tidak banyak dan tersimpan secara tersebar pada unit-unit.
5. Arsip statis dan arsip dinamis
6. Arsip abadi dan arsip tidak abadi.
Arsip abadi artinya arsip yang kegunaannya berlangsung dan abadi, seperti arsip sejarah
Arsip tidak abadi artinya arsip yang kegunaannya hanya sementara atau hanya pada saat itu.
Macam-macam record
1. Menurut subjek atau isi
  1. Financial record
  2. Inventori record
  3. Personal record
  4. Sales record
  5. Production record
2. Menurut bentuk wujudnya
  1. Surat
  2. Naskah perjanjian
  3. Akta pendirian perusahaan
  4. Notulen rapat
  5. Laporan-laporan
  6. Kuitansi dll
3. Menurut kegunaannya
  1. Record yang mempunyai guna informatif
  2. Record yang mempunyai guna yuridis
  3. Record yang mempunyai guna ilmiah
  4. Record yang mempunyai guna historis
4. Menurut sifat atau kepentingannya
  1. Record non esensual
  2. Record yang diperlukan
  3. Record yang penting
  4. Record vital
C. FUNGSI DAN KEGUNAAN ARSIP
Fungsi arsip menurut pasal 2 UU No 7 tahun 1971 dibedakan menjadi :
1. Fungsi dinamis
2. Fungsi statis
Menurut Drs. Anhar fungsi arsip yaitu :
1. Sebagai alat penyimpanan warkat
2. Sebagai alat bantuan perpustakaan
3. Penyimpanan warkat-warkat terhadap keputusan yang telah diambil.
4. Kersipan brarti menyimpan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.
Menurut Drs AW Widjaya mengatakan bahwa arsip dinamis dapat diperinci lagi menjadi:
1. Arsip aktif
2. Arsip semi aktif
3. Arsip in aktif
Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menrus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dario suatu organisasi / kantor
Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
Arsip In aktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus, atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai frekuensi saja.
Kegunaan Arsip
a. Menurut Milton Reilzfeld yaitu :
1. Values for administrative use
2. Values for legas use (nilai-nilai kegunaan hukum)
3. Values for fiscal use (nilai-nilai kegunaan keuangan)
4. Values for policy use ( nilai-nilai kegunaan politik/kebijakan)
5. Values for historical use (nilai-nilai keguanaan sejarah)
6. Values for research use (nilai-nilai kegunaan penelitian)
b. Menurut Ensiklopedia administratif yaitu
1. Guna informatoris
2. Guna yuridis
3. Guna historis
4. Guna ilmiah
c. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia Guna arsip dibedakan menjadi:
1. Nilai guna primer meliputi :
Ø Nilai guna administrasi
Ø Nilai guna hukum
Ø Nilai guna keuangan
Ø Nilai guna ilmiah dan teknologi
2. Nilai Guna sekunder meliputi :
v Nilai guna kebuktian
v Nilai guna informasional
Dari berbagai sumber di atas dapat disimpulkan bahwa nilai guna arsip yaitu :
1. Untuk kegunaan administrasi
2. Untuk kegunaan hukum
3. Untuk kegunaan keuangan
4. Untuk kegunaan haluan organisasi
5. Untuk kegunaan pelaksanaan kegiatan organisasi
6. Untuk kegunaan sejarah
7. Untuk kegunaan keperluan penelitian
8. Untuk kegunaan penerangan
D. PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP
Perlengkapan yang penting yang sangat diperlukan untuk menyimpan arsip, yaitu :
1. Lemari arsip
  1. Filling cabinet ---à untuk menyimpan arsip secara vertikal
  2. Lateral filling cabinet
2. Tanda Batas (guide card = sekat petunjuk)
Jika surat dalam map disimpan dalam lemari tanpa sandaran
3. Map arsip (folder)
E. SISTEM KEARSIPAN
Pada dasarnya kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.
Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :
1) Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System)
2) Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck filling system )
3) Kearsipan sistem, wilayah ( Geographic Filling system)
4) Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system)
5) Kearsipan sistem tanggal (chronological filling system)
Kearsipan Sistem abjad
Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Sistem ini dapat menggunakan abjad nama orang, organisasi / kantor.
Kearsipan sistem subjek
Dalam sistem ini semua naskah / dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan pokok soal/masalah
Kearsipan Sistem wilayah
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah / daerah, seperti nama negara, propinsi, kabupaten, kecamatan dsb.
Kearsipan Sistem Nomor
Sistem nomor / angka disebut juga kode klasfikasi persepuluhan. Yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan oleh unit yang bersangkutan.
Kearsipan Sistem Tanggal
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan tanggal. Petunjuk pokoknya adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal.
Contoh : - Kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan januari, tahun 1990. atau sebaliknya.
900126 menyatakan tahun 1990, bulan januari, tanggal 26
F. TUGAS-TUGAS KEARSIPAN
Dilihat dari kegiatan yang dilakukan oleh petugas kearsipan maka ada 4 tugas pokok kearsipan yaitu :
1. Menyimpan berkas surat dinas
2. Pemeliharaan dan pengendalian berkas surat dinas
3. Penyusutan dan pemusnahan berkas surat dinas yang sudah tidak diperlukan lagi
4. Penemuan kembali berkas surat dinas yang disimpan.
Menyimapn berkas surat dinas
Adalah serangkaian kegiatan yang hasrus dilakukan oleh petugas kearsipan yang pada pokoknya seluruh berkas surat dinas disimpan pada tempat yang aman, nyaman serta apabila berkas tersebut diperlukan dapat ditemukan dalam waktu yang tepat.
Pemeliharaan dan pengendalian berkas surat dinas
Dapat dilakukan dengan menyediakan sarana, seperti : almari, rak, dan filling cabinet yang anti karat dan tahan lama.
Penyusutan dan pemusnahan berkas surat dinas yang sudah tidak diperlukan lagi.
Penyusutan arsip adalah proses penyortiran warkat (berkas) untuk memisahkan arsip aktif dan arsip pasif, serta menyingkirkan arsip-arsip yang tidak berguna itu berdasarkan jangka waktu penyimpanan (jadwal retensi).
Penemuan kembali berkas surat dinas yang disimpan
Dengan menggunakan sistem kearsipan yang tepat, serta pencatatan yang praktis dan rapi, maka arsip yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan kantor akan dapat dengan mudah ditemukan kembali.
G. PERSYARATAN UMUM PETUGAS KEARSIPAN
Untuk menjadi petugas arsip yang baik diperlukan minimal 4 syarat, yakni :
1. Ketelitian
2. Kecerdasan dan pengetahuan umum
3. Keterampilan
4. Kerapian
Menurut Little field dan Peterson, menyebutkan 6 syarat yang perlu bagi seorang pegawai arsip yaitu :
1. Berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdasan rata – rata yang normal
2. Memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yang tajam untuk dapat membedakan perbedaan – perbedaan kecil dari nama – nama dan angka- angka warkat.
3. Memiliki sifat kecermatan
4. Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian – perincian y6ang kecil – kecil
5. Memiliki sifat kerapian dalam bekerja
6. Memiliki sifat pertimbangan yang baik.
H. PENGELOLA ARSIP
1. Arsiparis
Adalah pegawai negeri sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan.
2. Staf Pelaksana Pengelola Arsip
Merupakan pengelola arsip yang bukan jabatan fungsional karena tugas dan fungsinya para pengelola arsip bekerja mengolah arsip secara rutin.
I. MASALAH POKOK KEARSIPAN DAN CARA PEMECAHANNYA
Masalah pokok kearsipan antara lain :
1. Menurut Drs. Moekijat yaitu :
  1. Dipergunakan sistem penggolongan ( klasifikasi ) yang salah.
  2. Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas.
  3. Pegawai – pegawai yang tidak terlatih.
  4. Tidak ada prosedur – prosedur kearsipan tertentu
  5. Tidak ada penentuan waktu yang direncanakan untuk menimpan atau menghapus warkatwarkat.
  6. Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan.
  7. Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat (surat-surat) yang disimpan atau pengembaliannya.
2. Menurut Drs. E.Martono yaitu :
ü Warkat tidak dapat diketemukan kembali karena hilang.
ü Warkat diketemukan setelah lama mencari dan membongkari selurus tumpukan data.
ü Warkat setiap hari selalu bertambah.
ü Tempat penyimpanan warkat terlalu sesak, kurang tempat.
ü Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.
ü Pegawai di bidang penyimpanan warkat kurang terlatih.
3. Menurut Drs The Liang Gie yaitu:
1. Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi/satuan organisasi.
2. Peminjaman atau pemakaian sesuatu surat oleh pimpinan / satuan organisasi lainnya jangka waktunya sering sangat lama bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
3. Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya, sehigga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.
4. Tata kerja dan peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modern, sebagai akibat dari pegawai-pegawai arsip yang tak cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur.
Cara memecahkan masalah pokok kearsipan dapat dilakukan beberapa langkah sebagai berikut :
1. Pergunakanlah sistem penyimpanan secara tepat.
2. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat
3. Petugas kearsipan yang tidak memenuhi syarat.
4. Penyelenggaraan penyusunan warkat.
Sistem penyimpanan (filling system)
Adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun / menyimpan warkat, sehingga bilamana diperlukan dapat diketemukan kembali secara tepan dan cepat.
Berikut ada 4 golongan fasilitas kearsipan, yaitu :
  1. Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil/ stempel, karbon, dll.
  2. Alat-alat penerimaan surat, misalnya bak surat, meja tulis, rak dsb.
  3. Alat penyimpanan surat setelah diarsipan, seperti filling cabinet, lemari beserta perlengkapan lainnya (misalnya order, folder dll)
  4. Alat-alat lainnya seperti ruangan yang cukup, cahaya, dan sebagainya.
Kehilangan arsip akibat pinjaman yang tidak tertib kehilangan arsip tersebut misalnya ;
Ø Penyimpanan arsip yang tidak teliti
Ø Belum dilakukan pencatatan arsip yang diterima/dikeluarkan.
Ø Peminjaman yang tidak tertib.
Untuk mengatasinya maka petugas arsip (arsiparis) menyediakan formulir khusus untuk mencatat arsip yang dipinjam.
Formulir tersebut disebut bnon pinjam (out slip)
Bon pinjam dibuat 3 rangkap yakni :
Ø Lembar asli ditempatkan pada tempat warkat/arsipnya disimpan.
Ø Lembar kedua diberikan kepada peminjam.
Ø Lembar ketiga untuk arsiparis.



Tidak ada komentar:

Posting Komentar