Filing sistem wilayah (geografis) ialah sistem penyimpanan dokumen, berkas atau arsip yang dijadikan pedoman dalam menemukan kembali arsip secara cepat yang diselenggarakan berdasarkan daerah atau letak wilayah dari pengirim surat atau wilayah yang dikirimi surat. Dalam penyelenggaraannya system ini harus pula dibantu oleh system yang lain yaitu dengan system abjad atau sistem tanggal.
2. Prosedur Penyimpanan Arsip
a. Melihat tanda pembatas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.
b. Membaca surat
c. Memberi kode surat
d. Mencatat surat pada kartu kendali
e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
f. Menyimpan surat
g. Menyimpan kartu kendali
3. Perlengkapan yang diperlukan
o Drawer Filling Cabinet yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik keluar dan kedalam.
o Lateral Filling Cabinet yaitu lemari arsip yang berpintu-pintu yang mempunyai papan alas untuk menaruh arsip.
o Guide adalah Sekat penunjuk atau tanda.
o Folder yaitu map-map tempat surat atau warkat.
o Pelubang Kertas
o Paper Clip
o Lem
o Gunting
o Penggaris & Alat Tulis
4. Kelebihan dan Kekurangan Sistem Wilayah
- Kelebihan
a. Pemberkasan langsung dapat dilakukan tanpa rujukan ke indeks.
b. Penentuan tempat berkas dapat secara cepat dilakukan apabila orang yang memerlukannya mengetahui subjek yang dibahas.
c. Perolehan informasi dapat dilakukan didaerah itu masing-masing berdasarkan berkas yang disusun.
d. Perkiraan aktivitas berkas dapat segera diketahui apabila berkas dapat ditambah, dikurangi atau disusun kembali dengan mudah.
- Kekurangan
a. Perlu dilakukan kerja tambahan karena pemakai harus menyusun 2 berkas yaitu berkas berdasarkan wilayah dan berkas untuk indeks.
b. Apabila perseorangan atau badan memilih dua alamat maka manajer arsip harus menyusun berkas kedua alamat.
c. Kesalahan pemberkasan dapat terjadi karena ada nama yang sama atau nama jalan yang sama yang terletak disatu daerah atau beberapa daerah tertentu.
5. Cara Menemukan Arsip
• Peminjaman
setiap akan mengambil arsip, maka harus tercatat melalui lembar peminjaman.
• Pencarian Arsip
Membuka rak kartu indeks atau kartu kaper.
Setelah mengetahui kode kartu klaper, misalnya kartu klaper dengan kode B maka langkah berikutnya mencari surat yang berasal dari daerah yang sesuai dengan kode tersebut. Dan tahap selanjutnya adalah mengembalikan arsip.
6. Penyusunan dengan system wilayah (geografi) digunakan untuk
a. Perusahaan yang memiliki cabang diberbagai lokasi seperti, asuransi, dan otomotif,
b. Perusahaan yang memiliki lisensi untuk beroperasi diprovinsi tertentu namun tidak boleh giat dikawasan lain. Dalam hal demikian berkas arsip dinamis disusun menurut provinsi tempat perusahaan beroperasi.
c. Perusahaan Utilitas semacam perusahaan gas, listrik, telepon, air dimana nomor dan nama jalan merupakan hal penting bila timbul masalah, misalnya listrik mati atau gas bocor.
d. Perusahaan pengembang (developer), real estate yang memiliki daftar tanah dan bangunan yang disusun menurut daerah.
e. Penjualan melalui pos, penerbit, toko buku, pedagang kelas besar, yang menggunakan jasa pos serta memasarkannya menurut ancangan geografis.
f. Perusahaan yang mengkhususkan diri berpromosi pada kawasan tertentu.
g. Instansi atau lembaga yang menyusun berkas mereka menurut provinsi, kabupaten, atau kotamadya, kecamatan, atau pembagian geografis lainnya (misalnya Kawasan Indonesia Timur)
h. Grosir yang membeli barang dalam kuantitas besar kemudian menyebarkannya menurut pembagian geografi.
i. Perusahaan multinasional yang memiliki cabang di dalam dan luar negeri, termasuk di dalamnya perusahaan asing yang beroperasi di Indonesia.
j. Perusahaan survey yang melakukan survey menurut daerah.
k. Lembaga yang memiliki kegiatan khusus khas serta cabang yang tersebar di berbagai tempat di Indonesia seperti gereja, Mesjid, atau Yayasan social.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar