KARTU POS

pengertian kartu pos

Kartu pos adalah selembar kertas tebal atau karton tipis berbentuk persegi panjang yang digunakan untuk menulis dan pengiriman tanpa amplop dan dengan harga yang lebih murah daripada surat.

Kartu pos (post card) adalah salah satu benda pos yang banyak dikoleksi oleh para penggemarnya di berbagai belahan dunia belakangan ini. Di Indonesia, belum banyak orang yang tertarik untuk mengoleksi kartu pos. Padahal, kartu pos dapat ditemukan dengan mudah di berbagai tempat terutama di daerah-daerah tujuan wisata, seperti Bali dan Yogyakarta.

Kekurangan dari kartu pos adalah adanya keterbatasan tempat untuk memberikan sesuatu informasi dan tidak ada fasilitas umpan balik bagi pelanggan

Kelebihannya ialah karena biaya rendah. Selain, biaya yang rendah, salah satu manfaat utamanya tidak seperti paket dan surat trifold, penerima tidak perlu membuka amplop untuk membaca informasi yang ada..

Sejarah:
Kartu pos yang pertama di dunia diterbitkan di Austria pada 1 Oktober 1869 dengan nama Correspondenz-Karte. Kartu pos biasanya dikirimkan orang-orang saat berkunjung ke luar negeri sebagai semacam kenang-kenangan yang menandai bahwa mereka telah berkunjung ke negara tersebut.

Ilmu penelitian dan pengumpulan kartu pos disebut deltiologi.

Salah satu benda pos yang pertama kali diluncurkan penggunaannya pada 1 Oktober 1869 di Austria dengan nama Correspondez-Karte ini pada perkembangan selanjutnya ternyata bukan hanya menjadi sarana berkomunikasi, tetapi juga bisa disimpan untuk dipertukarkan dengan benda serupa atau dengan benda-benda lain.

Nama Correspondez-Karte sengaja dipilih karena sesuai dengan kegunaan dari kartu tersebut, yaitu sebagai alat untuk berkoresponden. Banyak kelebihan dengan menggunakan kartu pos dibanding menulis sebuah surat. Kelebihannya antara lain menggunakan sedikit kertas dan tak perlu menggunakan amplop. Ukuran yang kecil juga mempersingkat berita yang akan disampaikan oleh pengirim untuk penerima pesan.

Setelah kelahirannya itu, tak berapa lama ditemukan berbagai kegunaan lain. Artinya, tidak sekadar menyampaikan pesan singkat, tetapi sudah mulai jadi benda koleksi dengan penampilan yang menarik.

Fungsi lain ini dimulai pada tahun Agustus 1870. Ketika itu, Schwartz di Oldenburg, Jerman, menciptakan kartu pos dari potongan kayu. Kartu pos milik Schwartz itu adalah kartu pos bergambar pertama di dunia.

Sejak itu pula, pemerintah setempat melakukan regulasi kartu pos. Kartu pos yang bisa beredar hanya kartu pos yang diproduksi pemerintah dan pengirimannya harus menggunakan prangko yang dicetak pihak swasta, tetapi harus dibeli dari pemerintah. Nasib Schwartz berubah, yang semula bisa memproduksi kartu pos, setelah kebijakan itu ia hanya bisa melukis di atas kartu-kartu pos yang diproduksi pemerintah.

Kemudian pemerintah Jerman memberikan izin kepada hotel dan tempat- tempat lain untuk mencetak kartu pos dengan berbagai gambar yang bisa digunakan sebagai alat promosi.

Pada awalnya, kartu pos bergambar itu hanya mampu membuat pesan yang disampaikan dalam lima kata, karena ruang yang tersisa sudah habis untuk menuliskan alamat dan nama si pengirim.

Kartu pos bergambar mengalami masa keemasan pada sekitar tahun 1900- 1918. Mulai dari masa itu, muncul minat banyak kalangan untuk mengoleksi kartu pos.

MACAM MACAM SURAT

Berdasarkan Wujud Surat

Berdasarkan wujud surat, pada umumnya, surat dapat dikelompokkan menjadi:

1. Surat Bersampul

Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. Berita yang dikirimkan dengan surat bersampul ini, biasanya, berpesan panjang dan tidak layak diketahui oleh pihak lain. Isi surat dapat menyangkut rahasia seseorang yang tidak boleh diketahui oleh orang lain.

Surat bersampul memiliki kelebihan dibandingkan dengan jenis surat lain, yaitu:

a) lebih terjamin kerahasiaan isinya;

b) lebih leluasa dalam menulis isi surat;

c) lebih santun dalam surat menyurat.

1) Kartu Pos

Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 × 15 cm. Lembaran kertas surat ini, biasanya, tebal sehingga berbentuk kartu. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Akan tetapi, pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka. Jenis surat ini, biasanya, dijual di kantor pos.

3. Warkat Pos

Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas, namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain. Lembaran surat jenis ini, biasanya, dijual di kantor pos.

4.Telegram

Telegram disebut juga surat kawat. Surat jenis ini adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat. Surat ini dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan sampai ke tangan penerima dalam waktu yang singkat. Jenis telegram terdiri atas telegram umum, telegram dinas, telegram kilat, dan telegram biasa. Jenis surat ini dapat dibuat di kantor pos atau warung telekomunikasi

5. Teleks
Teleks adalah pertukaran berita yang tercetak dari jarak jauh

6. Faksimile
Faksimile atau biasa dikenal dengan faks, berasal dari kata ‘fac simile’ (make similar) dalam bahasa latin, yang artinya membuat salinan yang sama dengan aslinya. Dalam bidang yang lain, mesin faks juga dapat disebut telecopier. Mesin faks adalah peralatan komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan dokumen dengan menggunakan suatu perangkat yang mampu beroperasi melalui jaringan telepon dengan hasil yang serupa dengan aslinya.
Sedangkan enurut A.G. Pringgodigdo, mesin faks adalah sistem transmisi tanpa kawat untuk gambar-gambar dan grafik-grafik dengan cara mengatur sinar cahaya dan foto elektrik sel serta mengubah bagian gelap dan terang dari suatu bahan sehingga dapat dipancarkan dalam suara, lalu pesawat penerima akan mengubahnya kembali seperti aslinya kepada kertas yang telah diolah secara ilmiah. Selain mengirimkan dokumen, mesin faks juga mampu menghantarkan citra foto dengan fasilitas half tone. Mesin faks biasanya terdiri dari modem, mesin fotokopi, alat pemindai gambar, dan alat pencetak data (printer).
Contoh pengiriman fax melalui komputer
Contoh mesin fax dan tampilan pengiriman fax melalui komputer

Contoh surat berbentuk faksimile

7. Email

Email adalah singkatan dari Electronic Mail atau jika dalam bahasa Indonesia adalah surat elektronik. Sebenarnya email merupakan singkatan dari “Electronic mail“.Melalui email kita dapat mengirim surat elektronik baik berupa teks maupun gabungan dengan gambar, yang dikirimkan dari satu alamat email ke alamat lain di jaringan internet. Seperti layaknya surat biasa pada umumnya, email berfungsi untuk mengirimkan surat atau pesan kepada orang lain. Perbedaan antara surat bisa dengan email adalah email sudah tidak lagi membutuhkan kertas sebagai media untuk menuliskan pesan, media yang di gunakan adalah berupa Data digital yang di kirimkan melalui internet.

Saat ini ISP yang menyediakan layanan pembuatan email secara gratis adalah yahoo.com, plasa.com, gmail.com (ini yang populer).Sebagai contoh kita membuat email melalui yahoo.com. Langkah-lagkahnya sebagai berikut :

1. Kita buka program intertnet explorer

2. Kita membuka default yahoo.com

3. Untuk membuat email baru secara gratis kita klik “Sign Up”

4. Setelah muncul formulir pendaftaran email, kita isi formulir tersebut secara lengkap

5. Jangan lupa kita harus menuliskan yahoo id dan password untuk pengamanan email kita

6. Selain itu kita harus menuliskan verifikasi email

7. Beri tanda centang pada pernyataan ” I Agree”

8. Klik “Submit”

9. Tunggu beberapa saat kita akan mendapat pesan selamat datang dari yahoo Melalui langkah-langkah di atas kita sudah dapat memiliki sebuah email secara gratis dan mudah.Dalam mengirim email kita dapat melampirkan file-file yang kita butuhkan.

8. Memo

Memo merupakan pesan ringkas, yakni pesan yang ditulis seseorang dengan singkat, jelas, dan mudah untuk dipahami. Menurut pemakaiannya, memo ada yang bersifat resmi dan bersifat pribadi (tidak resmi). Memo bersifat resmi dipakai sebagai surat pernyataan dalam hubungan resmi dari seorang pimpinan kepada bawahannya. Memo bersifat pribadi dipakai sebagai nota atau surat pernyataan tidak resmi antar teman, saudara, atau orang lain yang memiliki hubungan akrab

Bentuk memo terdiri atas dua bagian:

• Kepala Memo
  • Penerima
  • Pengirim
  • Perihal dan tanggal pengimin
  • Paraf dan nama terang pengirim
• Isi, penulis langsung menyampikan pesan atau perintah dalam kalimat pendek dan lugas.

9. Nota

Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau sebaliknya di dalam satu kantor untuk meminta data atau informasi.

SISTEM KEARSIPAN

A. PENGERTIAN ARSIP

Arsip adalah suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan, masyarakat, atau bangsa.

Kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinas maupun arsip pribadi, dari mulai penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya.

Suatu catatan dikatakan arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

1. Mempunyai arti

2. Masih mempunyai kegunaan

3. Disimpan dengan teratur.

Pengertian arsip menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 bab 1 pasal 1 bahwa yang dimaksud dengan arsip yaitu :

1. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Sedangkan pengertian arsip menurut para ahli :

1. The Liang Gie mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

2. Atmosudirdjo mengartikan arsip, yaitu :

a. Wadah, tempat, map, order, doos, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menympan nahan-bahan arsip.

b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan arsip, surat, kartu-kartu, mikrifilm-mikrifilm dan sebagainya yang dipakai setiap kali untuk bahan petunjuk atau pembuktian.

c. Setiap pengaturan, penyortiran, penertiban yang sistematis dan berurutan dari barang-barang, orang-orang, personal, kertas-kertas tertulis, dokumen-dokumen dan sebagainya.

Hal-hal yang perlu diperhatikan lingkup kearsipan atau disebut juga tata kearsipan (record management) meliputi enam kegiatan utama yaitu:

1. Penciptaan arsip/warkat

2. Pemiliha arsip/warkat

3. Pengendalian arsip/warkat

4. Penyimpanan arsip/warkat

5. Perawatan arsip/warkat

6. Pemusnahan arsip/warkat

B. JENIS ARSIP DAN RECORD

Macam-macam Arsip

1. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. Arsip pemerintah, misalnya dibedakan meliputi :

a. Arsip Nasional di Ibukota republik Indonesia sebagai inti organisasi dari Lembaga Kerasipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat.

b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota daerah Tingkat I termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan daerah Tingkat I (Daerah Istimewa Yogyakarta, Daerah Khusus Ibukota Jakarta) yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.

2. Arsip Primer dan Arsip Sekunder

Arsip primer adalah arsip aslinya, bukan arsip tindasan, bukan salinan

Arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan, fotokopi salinan, atau mikro filmnya.

3. Arsip Sentral dan Arsip Unit

Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya.

Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannnya, arsip yang disimpan disetiap bagian atau unit dalam suatu organisasi/ instansi.

4. Makro dan mikro arsip

Makro arsip yaitu arsip yang jumlahnya banyak dan disimpan ditempat yang luas dan terpusat.

Mikro arsip yaitu arsip yang jumlahnya tidak banyak dan tersimpan secara tersebar pada unit-unit.

5. Arsip statis dan arsip dinamis

6. Arsip abadi dan arsip tidak abadi.

Arsip abadi artinya arsip yang kegunaannya berlangsung dan abadi, seperti arsip sejarah

Arsip tidak abadi artinya arsip yang kegunaannya hanya sementara atau hanya pada saat itu.

Macam-macam record

1. Menurut subjek atau isi

1. Financial record
2. Inventori record
3. Personal record
4. Sales record
5. Production record

2. Menurut bentuk wujudnya

1. Surat
2. Naskah perjanjian
3. Akta pendirian perusahaan
4. Notulen rapat
5. Laporan-laporan
6. Kuitansi dll

3. Menurut kegunaannya

1. Record yang mempunyai guna informatif
2. Record yang mempunyai guna yuridis
3. Record yang mempunyai guna ilmiah
4. Record yang mempunyai guna historis

4. Menurut sifat atau kepentingannya

1. Record non esensual
2. Record yang diperlukan
3. Record yang penting
4. Record vital

C. FUNGSI DAN KEGUNAAN ARSIP

Fungsi arsip menurut pasal 2 UU No 7 tahun 1971 dibedakan menjadi :

1. Fungsi dinamis

2. Fungsi statis

Menurut Drs. Anhar fungsi arsip yaitu :

1. Sebagai alat penyimpanan warkat

2. Sebagai alat bantuan perpustakaan

3. Penyimpanan warkat-warkat terhadap keputusan yang telah diambil.

4. Kersipan brarti menyimpan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.

Menurut Drs AW Widjaya mengatakan bahwa arsip dinamis dapat diperinci lagi menjadi:

1. Arsip aktif

2. Arsip semi aktif

3. Arsip in aktif

Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menrus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dario suatu organisasi / kantor

Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

Arsip In aktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus, atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai frekuensi saja.

Kegunaan Arsip

a. Menurut Milton Reilzfeld yaitu :

1. Values for administrative use

2. Values for legas use (nilai-nilai kegunaan hukum)

3. Values for fiscal use (nilai-nilai kegunaan keuangan)

4. Values for policy use ( nilai-nilai kegunaan politik/kebijakan)

5. Values for historical use (nilai-nilai keguanaan sejarah)

6. Values for research use (nilai-nilai kegunaan penelitian)

b. Menurut Ensiklopedia administratif yaitu

1. Guna informatoris

2. Guna yuridis

3. Guna historis

4. Guna ilmiah

c. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia Guna arsip dibedakan menjadi:

1. Nilai guna primer meliputi :

Ø Nilai guna administrasi

Ø Nilai guna hukum

Ø Nilai guna keuangan

Ø Nilai guna ilmiah dan teknologi

2. Nilai Guna sekunder meliputi :

v Nilai guna kebuktian

v Nilai guna informasional

Dari berbagai sumber di atas dapat disimpulkan bahwa nilai guna arsip yaitu :

1. Untuk kegunaan administrasi

2. Untuk kegunaan hukum

3. Untuk kegunaan keuangan

4. Untuk kegunaan haluan organisasi

5. Untuk kegunaan pelaksanaan kegiatan organisasi

6. Untuk kegunaan sejarah

7. Untuk kegunaan keperluan penelitian

8. Untuk kegunaan penerangan

D. PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP

Perlengkapan yang penting yang sangat diperlukan untuk menyimpan arsip, yaitu :

1. Lemari arsip

1. Filling cabinet ---à untuk menyimpan arsip secara vertikal
2. Lateral filling cabinet

2. Tanda Batas (guide card = sekat petunjuk)

Jika surat dalam map disimpan dalam lemari tanpa sandaran

3. Map arsip (folder)

E. SISTEM KEARSIPAN

Pada dasarnya kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.

Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :

1) Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System)

2) Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck filling system )

3) Kearsipan sistem, wilayah ( Geographic Filling system)

4) Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system)

5) Kearsipan sistem tanggal (chronological filling system)

Kearsipan Sistem abjad

Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Sistem ini dapat menggunakan abjad nama orang, organisasi / kantor.

Kearsipan sistem subjek

Dalam sistem ini semua naskah / dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan pokok soal/masalah

Kearsipan Sistem wilayah

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah / daerah, seperti nama negara, propinsi, kabupaten, kecamatan dsb.

Kearsipan Sistem Nomor

Sistem nomor / angka disebut juga kode klasfikasi persepuluhan. Yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan oleh unit yang bersangkutan.

Kearsipan Sistem Tanggal

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan tanggal. Petunjuk pokoknya adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal.

Contoh : - Kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan januari, tahun 1990. atau sebaliknya.

900126 menyatakan tahun 1990, bulan januari, tanggal 26

F. TUGAS-TUGAS KEARSIPAN

Dilihat dari kegiatan yang dilakukan oleh petugas kearsipan maka ada 4 tugas pokok kearsipan yaitu :

1. Menyimpan berkas surat dinas

2. Pemeliharaan dan pengendalian berkas surat dinas

3. Penyusutan dan pemusnahan berkas surat dinas yang sudah tidak diperlukan lagi

4. Penemuan kembali berkas surat dinas yang disimpan.

Menyimapn berkas surat dinas

Adalah serangkaian kegiatan yang hasrus dilakukan oleh petugas kearsipan yang pada pokoknya seluruh berkas surat dinas disimpan pada tempat yang aman, nyaman serta apabila berkas tersebut diperlukan dapat ditemukan dalam waktu yang tepat.

Pemeliharaan dan pengendalian berkas surat dinas

Dapat dilakukan dengan menyediakan sarana, seperti : almari, rak, dan filling cabinet yang anti karat dan tahan lama.

Penyusutan dan pemusnahan berkas surat dinas yang sudah tidak diperlukan lagi.

Penyusutan arsip adalah proses penyortiran warkat (berkas) untuk memisahkan arsip aktif dan arsip pasif, serta menyingkirkan arsip-arsip yang tidak berguna itu berdasarkan jangka waktu penyimpanan (jadwal retensi).

Penemuan kembali berkas surat dinas yang disimpan

Dengan menggunakan sistem kearsipan yang tepat, serta pencatatan yang praktis dan rapi, maka arsip yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan kantor akan dapat dengan mudah ditemukan kembali.

G. PERSYARATAN UMUM PETUGAS KEARSIPAN

Untuk menjadi petugas arsip yang baik diperlukan minimal 4 syarat, yakni :

1. Ketelitian

2. Kecerdasan dan pengetahuan umum

3. Keterampilan

4. Kerapian

Menurut Little field dan Peterson, menyebutkan 6 syarat yang perlu bagi seorang pegawai arsip yaitu :

1. Berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdasan rata – rata yang normal

2. Memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yang tajam untuk dapat membedakan perbedaan – perbedaan kecil dari nama – nama dan angka- angka warkat.

3. Memiliki sifat kecermatan

4. Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian – perincian y6ang kecil – kecil

5. Memiliki sifat kerapian dalam bekerja

6. Memiliki sifat pertimbangan yang baik.

H. PENGELOLA ARSIP

1. Arsiparis

Adalah pegawai negeri sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan.

2. Staf Pelaksana Pengelola Arsip

Merupakan pengelola arsip yang bukan jabatan fungsional karena tugas dan fungsinya para pengelola arsip bekerja mengolah arsip secara rutin.

I. MASALAH POKOK KEARSIPAN DAN CARA PEMECAHANNYA

Masalah pokok kearsipan antara lain :

1. Menurut Drs. Moekijat yaitu :

1. Dipergunakan sistem penggolongan ( klasifikasi ) yang salah.
2. Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas.
3. Pegawai – pegawai yang tidak terlatih.
4. Tidak ada prosedur – prosedur kearsipan tertentu
5. Tidak ada penentuan waktu yang direncanakan untuk menimpan atau menghapus warkatwarkat.
6. Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan.
7. Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat (surat-surat) yang disimpan atau pengembaliannya.

2. Menurut Drs. E.Martono yaitu :

ü Warkat tidak dapat diketemukan kembali karena hilang.

ü Warkat diketemukan setelah lama mencari dan membongkari selurus tumpukan data.

ü Warkat setiap hari selalu bertambah.

ü Tempat penyimpanan warkat terlalu sesak, kurang tempat.

ü Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.

ü Pegawai di bidang penyimpanan warkat kurang terlatih.

3. Menurut Drs The Liang Gie yaitu:

1. Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi/satuan organisasi.

2. Peminjaman atau pemakaian sesuatu surat oleh pimpinan / satuan organisasi lainnya jangka waktunya sering sangat lama bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.

3. Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya, sehigga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.

4. Tata kerja dan peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modern, sebagai akibat dari pegawai-pegawai arsip yang tak cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur.

Cara memecahkan masalah pokok kearsipan dapat dilakukan beberapa langkah sebagai berikut :

1. Pergunakanlah sistem penyimpanan secara tepat.

2. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat

3. Petugas kearsipan yang tidak memenuhi syarat.

4. Penyelenggaraan penyusunan warkat.

Sistem penyimpanan (filling system)

Adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun / menyimpan warkat, sehingga bilamana diperlukan dapat diketemukan kembali secara tepan dan cepat.

Berikut ada 4 golongan fasilitas kearsipan, yaitu :

1. Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil/ stempel, karbon, dll.
2. Alat-alat penerimaan surat, misalnya bak surat, meja tulis, rak dsb.
3. Alat penyimpanan surat setelah diarsipan, seperti filling cabinet, lemari beserta perlengkapan lainnya (misalnya order, folder dll)
4. Alat-alat lainnya seperti ruangan yang cukup, cahaya, dan sebagainya.

Kehilangan arsip akibat pinjaman yang tidak tertib kehilangan arsip tersebut misalnya ;

Ø Penyimpanan arsip yang tidak teliti

Ø Belum dilakukan pencatatan arsip yang diterima/dikeluarkan.

Ø Peminjaman yang tidak tertib.

Untuk mengatasinya maka petugas arsip (arsiparis) menyediakan formulir khusus untuk mencatat arsip yang dipinjam.

Formulir tersebut disebut bnon pinjam (out slip)

Bon pinjam dibuat 3 rangkap yakni :

Ø Lembar asli ditempatkan pada tempat warkat/arsipnya disimpan.

Ø Lembar kedua diberikan kepada peminjam.

Ø Lembar ketiga untuk arsiparis.

Kearsipan Sistem Wilayah (Geographical Filing System)

1. Pengertian
Filing sistem wilayah (geografis) ialah sistem penyimpanan dokumen, berkas atau arsip yang dijadikan pedoman dalam menemukan kembali arsip secara cepat yang diselenggarakan berdasarkan daerah atau letak wilayah dari pengirim surat atau wilayah yang dikirimi surat. Dalam penyelenggaraannya system ini harus pula dibantu oleh system yang lain yaitu dengan system abjad atau sistem tanggal.
2. Prosedur Penyimpanan Arsip
a. Melihat tanda pembatas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.
b. Membaca surat
c. Memberi kode surat
d. Mencatat surat pada kartu kendali
e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
f. Menyimpan surat
g. Menyimpan kartu kendali
3. Perlengkapan yang diperlukan
o Drawer Filling Cabinet yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik keluar dan kedalam.
o Lateral Filling Cabinet yaitu lemari arsip yang berpintu-pintu yang mempunyai papan alas untuk menaruh arsip.
o Guide adalah Sekat penunjuk atau tanda.
o Folder yaitu map-map tempat surat atau warkat.
o Pelubang Kertas
o Paper Clip
o Lem
o Gunting
o Penggaris & Alat Tulis
4. Kelebihan dan Kekurangan Sistem Wilayah
- Kelebihan
a. Pemberkasan langsung dapat dilakukan tanpa rujukan ke indeks.
b. Penentuan tempat berkas dapat secara cepat dilakukan apabila orang yang memerlukannya mengetahui subjek yang dibahas.
c. Perolehan informasi dapat dilakukan didaerah itu masing-masing berdasarkan berkas yang disusun.
d. Perkiraan aktivitas berkas dapat segera diketahui apabila berkas dapat ditambah, dikurangi atau disusun kembali dengan mudah.
- Kekurangan
a. Perlu dilakukan kerja tambahan karena pemakai harus menyusun 2 berkas yaitu berkas berdasarkan wilayah dan berkas untuk indeks.
b. Apabila perseorangan atau badan memilih dua alamat maka manajer arsip harus menyusun berkas kedua alamat.
c. Kesalahan pemberkasan dapat terjadi karena ada nama yang sama atau nama jalan yang sama yang terletak disatu daerah atau beberapa daerah tertentu.
5. Cara Menemukan Arsip
• Peminjaman
setiap akan mengambil arsip, maka harus tercatat melalui lembar peminjaman.
• Pencarian Arsip
 Membuka rak kartu indeks atau kartu kaper.
 Setelah mengetahui kode kartu klaper, misalnya kartu klaper dengan kode B maka langkah berikutnya mencari surat yang berasal dari daerah yang sesuai dengan kode tersebut. Dan tahap selanjutnya adalah mengembalikan arsip.
6. Penyusunan dengan system wilayah (geografi) digunakan untuk
a. Perusahaan yang memiliki cabang diberbagai lokasi seperti, asuransi, dan otomotif,
b. Perusahaan yang memiliki lisensi untuk beroperasi diprovinsi tertentu namun tidak boleh giat dikawasan lain. Dalam hal demikian berkas arsip dinamis disusun menurut provinsi tempat perusahaan beroperasi.
c. Perusahaan Utilitas semacam perusahaan gas, listrik, telepon, air dimana nomor dan nama jalan merupakan hal penting bila timbul masalah, misalnya listrik mati atau gas bocor.
d. Perusahaan pengembang (developer), real estate yang memiliki daftar tanah dan bangunan yang disusun menurut daerah.
e. Penjualan melalui pos, penerbit, toko buku, pedagang kelas besar, yang menggunakan jasa pos serta memasarkannya menurut ancangan geografis.
f. Perusahaan yang mengkhususkan diri berpromosi pada kawasan tertentu.
g. Instansi atau lembaga yang menyusun berkas mereka menurut provinsi, kabupaten, atau kotamadya, kecamatan, atau pembagian geografis lainnya (misalnya Kawasan Indonesia Timur)
h. Grosir yang membeli barang dalam kuantitas besar kemudian menyebarkannya menurut pembagian geografi.
i. Perusahaan multinasional yang memiliki cabang di dalam dan luar negeri, termasuk di dalamnya perusahaan asing yang beroperasi di Indonesia.
j. Perusahaan survey yang melakukan survey menurut daerah.
k. Lembaga yang memiliki kegiatan khusus khas serta cabang yang tersebar di berbagai tempat di Indonesia seperti gereja, Mesjid, atau Yayasan social.

Arti Pentingnya Organisasi dan Metode

Sebelum menginjak pada materi membahasan organsisasi, berikuti diuraikan terlebih dahulu pengertian organisasi dan metode secara lengkap, terlebih dahulu akan ditinjau secara sekilas arti dari kata organisasi dan metode.  Istilah organisasi dapat diartikan sebagai berikut :

Wadah : Sekelompok manusia untuk saling bekerja sama.

Proses : Pengelompokan manusia dalam suatu kerja sama yang efisien.

Sedangkan istilah metode tersebut berarti suatu tata kerja yang dapat mencapai tujuan secara efisien.  Pengertian Organisasi dan Metode secara lengkap adalah  Rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukanuntuk menibgkatkan kegunaan segala sumber dan factor yang menentukan bagi berhasilnya proses Manajemen terutama dengan memperhatikan fungsi dan dinamika organisasi atau birokasi dalam rangka mencapai tujuan yang sah ditetapkan.

 Dari pengertian tersebut terkandung beberapa maksud yaitu :

• Organisasi dan Metode merupakankunci atau syarat kerja yang setepat-tepatnya.
• Organisasi dan Metode Penting bagi kegiatan Manajemen.
• Organisasi dan Metode Dapat memanfaatkan sumber-somber dan waktu yang tersedia.
• Organisasi dan Metode Berguna dalam meningkatkan efisiensi kerja untuk mencapai tujuan.

Bagaimana sebuah organisasi bisa dikatakan baik? Organisasi yang baik bisa di katakan organisasi yang terorganisir, organisasi yang mempunyai visi dan misi atau tujuan yang jelas, organisasi yang mempunyai perencanaan yang matang,organisasi yang mempunyai kreatifitas dan inofatif dalam membuat perencanaan,organisasi yang bisa berkembang sesuai dengan tujuan dan visi misi yang sudah menjadi kesepakatan. Sekarang ini banyak organisasi yang gagal. Ini karena hal-hal diatas tidak terpenuhi.

Kerjasamamerupakan salah satu kunci keberhasilan. Kerjasama yang baik bisa menjadi awal sebuah organisasi bisa berjalan dengan lancar dan baik,di samping itu juga perlu adanya komunikasi yang baik pula. Tanpa ada kerjasama dan komunikasi yang baik,sebuah organisasi tidak akan bisa bertahan lama, Jika hal-hal itu tidak terpenuhi maka organisasi tidak akan berjalan dengan baik.

Bentuk Organisasi Niaga

Dalam pembahasan ini saya akanmembahas bentuk organisasi Niaga yaitu Perseroan Terbatas (PT), Perseroan Terbatas (PT), adalah suatu persekutuan untuk menjalankan usaha yang memiliki modal terdiri dari saham-saham, yang pemiliknya memiliki bagian sebanyak saham yang dimilikinya. Karena modalnya terdiri dari saham-saham yang dapat diperjualbelikan, perubahan kepemilikan perusahaan dapat dilakukan tanpa perlu membubarkan perusahaan. PT dipimpin oleh direksi, Sedangkan pegawainya berstatus sebagai pegawai swasta

Perseroan terbatas merupakan badan usaha dan besarnya modal perseroan tercantum dalam anggaran dasar. Kekayaan perusahaan terpisah dari kekayaan pribadi pemilik perusahaan sehingga memiliki harta kekayaan sendiri. Setiap orang dapat memiliki lebih dari satu saham yang menjadi bukti pemilikan perusahaan. Pemilik saham mempunyai tanggung jawab yang terbatas, yaitu sebanyak saham yang dimiliki. Apabila utang perusahaan melebihi kekayaan perusahaan, maka kelebihan utang tersebut tidak menjadi tanggung jawab para pemegang saham. Apabila perusahaan mendapat keuntungan maka keuntungan tersebut dibagikan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan. Pemilik saham akan memperoleh bagian keuntungan yang disebut dividen yang besarnya tergantung pada besar-kecilnya keuntungan yang diperoleh perseroan terbatas.

Selain berasal dari saham, modal PT dapat pula berasal dari obligasi. Keuntungan yang diperoleh para pemilik obligasi adalah mereka mendapatkan bunga tetap tanpa menghiraukan untung atau ruginya perseroan terbatas tersebut.

Untuk mendirikan PT, harus dengan menggunakan akta resmi ( akta yang dibuat oleh notaris ) yang di dalamnya dicantumkan nama lain dari perseroan terbatas, modal, bidang usaha, alamat perusahaan, dan lain-lain. Akta ini harus disahkan oleh menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia (dahulu Menteri Kehakiman). Untuk mendapat izin dari menteri kehakiman, tentunya juga harus memenuhi syarat-syarat

Visi :

Untuk menjadi yang terdepan dalam memenuhi kepuasan Mitra Usaha / Klien.

Misi :

Memberikan pelayanan terbaik kepada Mitra Usaha dengan sistem yang terintegrasi untuk meningkatkan Sumber Daya Manusia kami sebagai tenaga terlatih yang profesional sehingga mampu untuk bersaing didunia internasional.

Struktur Organisasi

Dengan melakukan pemilihan serta penentuan struktur organisasi yang tepat dan sesuai dengan situasi dan kondisi dalam perusahaan maka pencapian tujuan perusahan akan lebih terarah. Selain itu denga struktur organisasi yang jelas dan baik maka akan dapat diketahui sampai dimana wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki oleh seseorang dalam menjalankan tugasnya. Dalam menjalankan aktivitas usahanya, PT menerapkan struktur organisasi fungsional dimana organisasi menurut fungsi menyatukan semua orang yang terlibat dalam satu aktivitas yang disebut fungsi dalam satu group.

Bentuk Fungsional

Cirri – ciri : Bawahan mendapat perintah dari beberapa pejabat yang masing-masing menguasai suatu bidang keahlian tertentu dan bertanggung jawab sepenuhnya atas bidangnya. Pada bentuk ini pimpinan mempercayakan sepenuhnya kepada para ahli dalam bidang masing-masing.

Kebaikan :

• Bidang pekerjaan khusus diduduki oleh seorang ahli yang memungkinkan bekerja atas dasar keahlian dan kecintaan akan tugasnya.
• Tanggung jawab atas fungsinya terjamin.

Keburukan :

• Koordiansi sulit dilaksanakan
• Dapat menimbulkan dispersonalisasi
• Keahlian memimpin kurang dapat dijamin
• Atas kesatuan komando sulit dilaksanakan

 Adanya Strukrur Organisai pada perusahaan merupakan manifestasi dan cerminan dari kekuatan manajemen SDM perusahaan dalam mencapai Visi dam Misi bisnis perusahaan.  Struktur organisasi perusahaan yang tepat, efektif, dan efisien akan memberikan jaminan kinerja perusahaan yang tinggi, demikian pula sebaliknya. Jika desain struktur organisasi tidak optimal, akan mengakibatkan efek yang berkepanjangan terhadap lemahnya kinerja organisasi perusahaan, meskipun sekarang setiap organisasi sudah maju tetap saja perusahaan harus memiliki struktur organisasi. Agar organisasi dapat terkontrol